Como devem as organizações tratar do papel?

Como arquivar os seus documentos em papel?
Foto: Pixabay

A resposta simples e direta é: as organizações devem tratar do papel bem! Tão bem quanto tratam o resto dos seus assuntos.

Excluindo as empresas produtoras de papel, as celuloses, onde o produto final é o papel, todas as outras usam-no como um suporte de informação ou elemento de prova.

Quer dizer, o papel, por si, pouco vale, mas quando nele registamos dados que, coligidos, são informação, aí sim, esse “papel” começa a ter um valor tangível para a organização.

Nas organizações, os colaboradores ainda assentam muitas das suas funções ou tarefas em documentos em suporte “papel” – sim, é verdade, não há, ainda, desmaterialização legalmente aceite que nos permita usarmos meios eletrónicos para registar as nossas atividades.

Claro que o Estado está bastante interessado no assunto, tendo inclusive para o IRS de 2017 imposto uma entrega única por meios eletrónicos, serão mais de 280 mil famílias ou pessoas que ficam desde já obrigadas a essa alteração, portanto, o direito a sermos infoexcluídos foi negado, pelo menos quanto aos impostos.

Estou mesmo a ver, por essas aldeias perdidas, os mais idosos nas juntas de freguesia a dizerem, ao fim de submeterem a declaração: “Está tudo bem, mas dê-me o papel para guardar lá em casa, se faz favor”.

Depois há todas as outras questões culturais e históricas: a verdade é que nós gostamos do papel, do cheiro, da facilidade de leitura, que proporciona sublinhar as partes mais importantes, colocar notas em documentos, etc.

Existe, também, uma ideia errada transmitida pelos media e as grandes empresas, que é enviarem a correspondência por correio digital, alegando responsabilidade ambiental: nada mais errado. Essas empresas querem é reduzir os custos de correio, nada mais. O que, efetivamente, destrói a floresta é a indústria do mobiliário. Lembrem-se, também, de que o papel é dos poucos resíduos da atividade humana que é reciclado, várias vezes, a 100%.

nós gostamos do cheiro do papel e da facilidade que proporciona sublinhar as partes mais importantes…

Em conclusão, atire a primeira pedra quem nunca passou por um susto à procura do tal “papel” que teimava em não aparecer, ou pela alegria quando o encontrou. Isto leva-nos a pensar: “Afinal, estou safo, bem sabia que tinha feito isto e estava bem!”

Isto leva-nos à necessidade de todos os que têm, essencialmente, funções administrativas, possuírem conhecimentos de arquivística, como ordenar documentos, como os classificar e relacioná-los entre si. não é mais nem menos do que gestão de documentos arquivísticos.

Trata-se de um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos, mas isso é outra história e ficará para uma próxima oportunidade.

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