Existe alternativa ao modelo clássico de reunião?

Nós, Portugueses, temos muito o hábito, atualmente, de designar o encontro de trabalho com expressões como ‘Vamos tomar um café?’ ou ‘Temos que conversar um bocadinho!’. Esta informalidade, que pode ser positiva, remete para um conceito de encontros ligeiros, que podem ocorrer num espaço público, não raramente num café, numa esplanada, até num banco de jardim, ou mesmo no ritmo de ‘walk & talk‘, para os menos convencionais, realidade à qual não é indiferente o facto de muitos profissionais e empresas não possuírem instalações ou o tradicional ‘escritório’.

Estes modelos, contudo, não estão isentos de desvantagens. A mais óbvia – e eventualmente até perigosa – será a falta de privacidade. Se existem temas inocentes, há outros que não devem ser debatidos em público, até para honrar o ditado que diz que ‘as paredes têm ouvidos’. Também um dos aspetos a considerar, é a possibilidade de distração, este igualmente dependente da personalidade e capacidade de cada um se focar, não se distraindo com o choro da criança na mesa ao lado.

Poderá acontecer, também, instalar-se um clima mental de lazer, e não de trabalho, que eventualmente deixará uma imagem desajustada, sobretudo quando não existe grande conhecimento entre as partes. Este modelo de reunião também não é claramente o mais indicado quando se tem que congregar um grande número de participantes, ou quando se necessita de consultar documentação em suporte de papel ou outros materiais.

Semelhante alternativa, que igualmente tem vindo a ganhar adeptos, é a prática de uma qualquer modalidade desportiva enquanto se ‘reúne’, alternativa esta cujos adeptos são prioritariamente aqueles com agendas carregadas com atividades em número superior às horas do dia e, portanto, que sentem a necessidade de aproveitar cada minuto. Chamem-se-lhe encontro, mas não reunião.

Também existem os que reúnem de pé, mesmo que nas instalações da empresa, ou os que aproveitam para caminhar, estes últimos defendendo que, ao entrarem em contacto com diferentes cenários, estão a desenvolver a criatividade.

Seja qual for o modelo ou local, entende-se que qualquer reunião, por informal e simples que seja, deve obedecer a um propósito/agenda de trabalho, que tem que ser cumprido, levando os participantes a uma sensação de realização, bem como à noção clara de quais são os próximos passos a desenvolver quanto aquele tema. É, igualmente muito útil, não reunir sem hora de término (mesmo que aproximada), porque sem limites de tempo é muito (mais) fácil perder o foco e entrar em divagações inúteis, por vezes inoportunas e desinteressantes.

Então, seja na sala de reuniões do escritório, seja na pastelaria da esquina, tragam-se para a reunião soluções e não problemas, sempre tendo em conta que o contexto deve ser escolhido em função não só do tema como, e sobretudo, da personalidade e do estilo de trabalho dos participantes.

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