Participe eficazmente em reuniões

Justa ou injustamente, os participantes de uma reunião julgam-se mutuamente tendo por base atitudes e comportamentos. Por exemplo, tão prejudicial poderá ser sentar-se e permanecer em silêncio do longo de todo o encontro, por temer que a sua intervenção não seja pertinente, como, opostamente, falar excessivamente e monopolizar totalmente o momento, por vezes até com intervenções pouco relevantes ou maçadoras.

Negligenciar a preparação de uma reunião conduz ao fracasso, contudo a preparação, por si só, pode não se revelar inteiramente suficiente para atingir o sucesso. Considere igualmente os seguintes aspetos:

  • Seja pontual, elementar norma de boa educação;n
  • Foque-se no que é essencial e importante, não alimente perdas de tempo;n
  • Intervenha nos momentos certos e com pertinência e qualidade;n
  • Comunique com objetividade e cortesia, seja qual for o ambiente;n
  • Atente à imagem, postura e comunicação não-verbal.

    Caso esteja a liderar o encontro, tenha em conta que o seu papel inclui proceder às apresentações entre quem não se conheça e indicar os lugares que deverão ocupar. Após uma breve conversa de circunstância, inicie os trabalhos indicando a agenda (temas e horários) e lidere o desenvolvimento do encontro, gerindo as intervenções. Seja correto e gentil com todos os participantes.

    Por outro lado, evite os seguintes comportamentos:

  • Falar muito e não escutar devidamente;n
  • Utilizar frases feitas, calão, linguagem pouco clara e objetiva;n
  • Fazer propostas desleais;n
  • Insistir em argumentos insustentáveis, assumindo posturas de inflexibilidade total;n
  • Interromper quem fala e entrar e sair da sala constantemente, perturbando os trabalhos;n
  • Utilizar o smartphone/tablet/computador para realizar tarefas alheias à reunião.

    Por fim, mas não menos importante, caso tenha a possibilidade de escolher o seu lugar, leve em consideração as seguintes premissas:

  • O anfitrião ou líder da reunião localiza-se de frente para a porta de entrada e à sua direita senta-se quem este determinar.n
  • A melhor posição na mesa será em frente ao anfitrião, onde terá a possibilidade de comunicar amplamente, pois além da oralidade poderá manter contacto visual e avaliar a linguagem não-verbal.n
  • Quanto mais afastado se localizar do anfitrião, de um ou de outro lado da mesa, menor será, do ponto de vista protocolar, a importância que transmite na reunião.

    A disciplina na interação profissional concorre, de forma inequívoca, para o sucesso. Bom trabalho e boas reuniões!

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    Cristina Fernandes
    Profissional de Comunicação, Protocolo e Etiqueta, Secretariado e Organização de Eventos. Desenvolve projectos de formação e consultoria em diversas organizações, públicas e privadas, em Portugal, Angola e Brasil. É autora do livro “Manual de Protocolo Empresarial”, editado em Outubro de 2014 pela Universidade Católica Editora.

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