A gestão de despesas é essencial para garantir a eficiência financeira das empresas, mas muitas organizações ainda dependem de processos manuais e obsoletos.

Segundo Nuno Pereira, CEO da Paynest, a adoção de ferramentas automatizadas com Inteligência Artificial pode aumentar a precisão e o controlo financeiro, reduzindo desperdícios e atrasos. "Demasiadas empresas ainda dependem de folhas de Excel, processos manuais e sistemas desatualizados para gerir as despesas dos seus colaboradores, o que resulta em desperdício de tempo e recursos", afirma.

Nuno Pereira identificou cinco erros comuns na gestão de despesas e como evitá-los:

1. Usar métodos manuais - Folhas de Excel e recibos em papel são propensos a erros, fraudes e perdas de informação. A digitalização permite detectar inconformidades em tempo real, garantindo maior precisão e transparência.
2. Processos desorganizados de submissão e aprovação – A falta de um fluxo estruturado leva a atrasos e inconsistências. Definir processos claros e usar ferramentas que facilitem a aprovação melhora a rastreabilidade e transparência. Com um sistema automatizado, os gestores têm maior visibilidade sobre os gastos e podem tomar decisões informadas.
3. Reembolsos demorados - A demora nos reembolsos pode prejudicar a produtividade dos colaboradores. Automatizar pagamentos e utilizar transferências imediatas assegura a rapidez no processo. Se um colaborador tem que esperar semanas para ser reembolsado, isso afeta não só o seu orçamento pessoal, mas também a sua motivação no trabalho.
4. Dispersão de informação - Sem visibilidade adequada, há dificuldades na identificação de padrões e prevenção de fraudes. Dashboards interativos e relatórios personalizados são soluções eficazes. As empresas precisam de acesso a dados consolidados e atualizados para uma gestão financeira eficaz, destaca Pereira.
5. Processamento mensal de despesas - Acumular despesas para reconciliação no final do mês aumenta riscos e erros. Um sistema integrado permite a validação contínua e pagamentos imediatos. Ao realizar a reconciliação de despesas de forma contínua, as empresas reduzem a carga administrativa e aumentam a eficiência.

"Ao adotar ferramentas inteligentes e automatizadas, potenciadas por Inteligência Artificial, é possível agilizar a validação de despesas e o processamento de reembolsos, assegurando maior precisão, controlo financeiro e eficiência operacional", finaliza Pereira.