A falta de tempo e de recursos é um dos maiores desafios para pequenas e médias empresas. Segundo João Costa, da Expense Reduction Analysts, grande parte das empresas portuguesas enfrentam todos os dias o desafio da sobrevivência, contra a incerteza, sem fim à vista.

Contudo, “independentemente do setor ou da indústria, o equilíbrio entre custos e liquidez determina a continuidade dos negócios e, por isso, deve ser uma prioridade tão urgente quanto recuperar o nível de vendas. No limite, será este equilíbrio que sustentará a liquidez das empresas em níveis saudáveis, no final de um dos?anos mais atípicos de que há memória”, sublinha o Country Manager da consultora especialista mundial em Gestão de Custos.

Ao Empreendedor, João Costa explicou que a pandemia alertou as empresas, independentemente da sua dimensão, para a urgência da redução de custos. E, se num contexto de crise, a tendência é para cortar em recursos humanos ou em outros custos de forma pouco estratégica, esta decisão, no entanto, pode revelar-se danosa mais à frente, prejudicando o próprio negócio.

O primeiro foco das empresas deve ser a gestão de compras, que é frequentemente uma das formas mais rápidas e eficazes de reduzir custos e obter liquidez. No entanto, esta opção nem sempre é considerada, quer seja pela falta de tempo, de recursos, de know-how ou, até, por conta de alguns mitos que importa desconstruir, como, por exemplo, “a nossa experiência numa determinada área de compras garante-nos as melhores condições em qualquer categoria de custos”, ou “os acordos globais são sempre melhores do que acordos locais”, “ter um fornecedor mais antigo traduz-se sempre num melhor preço e serviço”, ou mesmo “é provável que eu esteja a pagar um preço semelhante aos dos meus concorrentes e empresas semelhantes”.

Assim, o responsável em Portugal da Expense Reduction Analysts, consultora especializada na otimização de custos, revela cinco passos que podem ser decisivos no processo de gestão de compras:

#1. Reavaliar custo a custo

Fazer uma revisão profunda e sustentada das compras em determinadas áreas de custo. Começar por detalhar os custos existentes e sondar o mercado, para perceber que adaptações devem ser feitas para gerar liquidez.

Questionar o status quo é o primeiro passo para o processo de controlo de custos nas empresas:

• Quais são os que podem ser otimizados?
• Em que categoria está a ser alocada uma maior fatia do orçamento?
• Existem oportunidades de poupança que não comprometem as metas de vendas?
• Que pressupostos ou “mitos” na nossa gestão das compras devemos questionar?

#2. Olhar para os fornecedores como parceiros de negócio

Na relação com fornecedores, é importante ser honesto e ter uma visão de parceria e crescimento mútuo. Por isso, as empresas devem propor sempre acordos win-win que permitam reduzir custos, mas que garantam a sustentabilidade de ambas as partes.

#3. Não colocar em risco a operação

O objetivo das empresas será sempre reduzir custos sem afetar a operação. Segundo o Princípio de Pareto, geralmente, 80% dos custos de uma empresa estão alocados a cerca de 20% dos fornecedores, sendo que, em grande parte dos casos, estes 20% são indispensáveis ao seu negócio.
Por isso, é importante fazer uma gestão estratégica e planificada dos custos, assegurando a qualidade e o funcionamento da cadeia de abastecimento, que, em muitos casos, está já fortemente pressionada pela entropia provocada pela pandemia.

#4. Olhar além dos custos centrais

Tipicamente os custos centrais ou core das empresas já são alvo de uma análise e investimento de recursos significativo. No entanto, nem todas são geridas com o mesmo rigor, quer seja por falta de tempo, de competências internas ou de benchmark das melhores práticas de mercado.

É importante reverter esta situação, uma vez que, parte importante da otimização de custos pode vir da gestão aprofundada destas compras. Alguns exemplos destas áreas são a gestão de frota, a energia, os transportes, a logística, as limpezas, o IT, os custos bancários, os materiais promocionais e as embalagens.

#5. Avaliar regularmente os contratos

É crucial que as empresas façam uma reavaliação regular dos contratos, de modo a detetar o máximo de oportunidades de poupança.

Por exemplo, no ano passado tornou-se pertinente negociar os contratos de fornecimento de energia, dada a descida significativa de preços. No entanto, nem todas as empresas percecionaram esta oportunidade, materialmente muito relevante.