7 Dicas para usar melhor o telefone em contactos profissionais

Dicas para falar ao telefone

Para alguns profissionais, falar bem ao telefone é difícil mas pode ser muito vantajoso. Saiba como fazer mais e melhores contactos e colher os resultados.

No entanto, falar ao telefone continua a ter inúmeras vantagens e a ser necessário no contexto profissional. O telefonema é muitas vezes a única ocasião para criar uma primeira impressão positiva. Além disso, é certamente uma forma muito eficaz de se dar a conhecer, visto que para além das suas palavras, o seu interlocutor pode captar o seu tom de voz, ritmo de conversação e até, de certa forma, o seu estado de espírito.

Seja qual for o tema da conversa – um primeiro contacto comercial, um pedido de ajuda, uma marcação de reunião, um fecho de vendas ou outro – o importante é que tire partido do facto de estar a usar o telefone. Aqui ficam algumas dicas úteis para o fazer.

1. Escolha o ambiente Procure um local recolhido, longe de barulho e distracções, onde não se sinta tentado a fazer multitasking. É imprescindível que se concentre apenas no telefonema, ou telefonemas, que tem a fazer.

2. Controle o estado mental Deve procurar estar descontraído, mas ao mesmo tempo sentir-se com energia. Se quiser pode ver um vídeo motivacional, relaxar e respirar fundo. Foque-se no propósito do telefonema e visualize o seu objectivo atingido.

3. Defina o tom de voz e o ritmo Decerto já recebeu telefonemas de comerciais que lhe querem apresentar produtos num tom monótono, impessoal e claramente com o ritmo distraído de quem está a ‘despejar’ um texto decorado. Lembre-se que ao telefone a sua voz representa-o. O seu tom deve ser enérgico, e o ritmo confiante, mas deve manter-se disponível para ouvir e não interromper. Algumas pessoas consideram útil fazer gestos enquanto falam e levantar-se da cadeira, acreditando que ao fazê-lo imprimem na voz mais controlo e confiança.

4. Sorria Sorrir relaxa a sua voz e torna-a mais agradável. É verdade que o seu interlocutor não pode vê-lo, mas sentirá a diferença. Pode também acontecer que, ao sentir o seu sorriso, o seu interlocutor sorria também, o que o colocará numa disposição mais positiva e favorável à colaboração.

5. Vá direto ao assuntoNos tempos que correm ninguém gosta de perder tempo. Depois de um breve cumprimento, especifique o propósito do seu telefonema, os seus objetivos e os pontos que pretende cobrir. Isto fará o seu interlocutor perceber que está preparado, em controlo e comprometido em tornar produtivo o tempo investido no telefonema.

6. Use um guião Nada o desacredita mais ao telefone do que aqueles momentos constrangedores em que não sabe o que dizer, ou tudo o que diz é ‘aaaaah’. Para que se possa concentrar em tornar a conversa tão fluida quanto possível, há que fazer previamente o trabalho de casa. Crie um guião com os pontos-chave em que deve tocar ao longo da conversa, prevendo possíveis perguntas e/ou situação que possam surgir.

7. Seja autêntico Usando o guião como orientação, pode libertar-se um pouco e ser você mesmo. Se está a falar com alguém que ainda não conhece bem, não arrisque fazer piadas nem usar linguagem informal, mas seja tão natural quanto possível. Afinal, se tudo correr bem, esta não vai ser a vossa última conversa.

Se o telefonema não correr tão bem quanto esperava, não desista! Falar bem ao telefone é difícil mas pode ser muito vantajoso. Quanto mais treinar, mais depressa conseguirá aperfeiçoar-se, fazer mais e melhores contactos e colher os resultados.

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