Checklist – 12 dicas para causar boa impressão numa reunião

Todos sabemos que um primeiro contacto favorável, podendo não ser determinante, certamente contribui para que quem está ‘do outro lado’ se recorde de si, e da sua empresa, de forma mais positiva. O problema é que são tantos os compromissos que temos que muitas vezes acabamos por encarar as reuniões como mais uma tarefa na agenda e não como verdadeiras oportunidades.

Na realidade, as reuniões devem ser encaradas com seriedade e o seu potencial aproveitado. Tirar o máximo partido de uma reunião, e sobretudo de uma primeira reunião, não se faz sem ter em consideração um dos factores que à partida podem diferenciá-lo da concorrência: a sua atitude. Face aos inúmeros critérios que qualquer decisão de negócios envolve, é sempre bom ter este a seu favor. Por isso, se vai ter um primeiro encontro com um potencial cliente, parceiro, investidor ou mesmo colega de trabalho, não se esqueça de verificar que cumpre estes requisitos:

1. Cuidar da apresentação

Mesmo que tenha uma peça de roupa nova que lhe apetece muito usar, lembre-se que esta não é a ocasião para fazer experiências de moda. Opte por um conjunto que já usou antes com bons resultados e prepare antecipadamente o que vai vestir, para evitar surpresas desagradáveis como uma malha puxada na camisola ou sapatos que precisam de ser engraxados.

2. Reconhecer a importância da pontualidade

Tempo é dinheiro e chegar atrasado transmite a mensagem de que não se importa de desperdiçar o dos outros. Planeie a sua agende de modo a garantir que é pontual mas, se não conseguir evitar um atraso, peça desculpas abertamente logo que chegue.

3. Cumprimento formal

O cumprimento mais adequado em situações profissionais é o aperto de mão, que deve ser firme mas sem exageros, sempre mantendo o contacto visual. Este aspecto é muito importante. Cumprimentar alguém enquanto olha para outro lado denuncia desinteresse pela pessoa em questão e será um péssimo início de relação. Lembre-se também de sorrir naturalmente durante estes primeiros minutos de apresentação. Outro aspecto importante é não tentar conquistar a intimidade de forma forçada tratando a pessoa por tu, aproximando-se demasiado ou tocando-lhe enquanto fala. A intimidade constrói-se com o tempo e tudo começa pelo respeito mútuo.

4. Telemóvel em silêncio

É uma regra básica que não deve ser negligenciada. O toque de um telemóvel durante uma reunião quebra o ritmo da mesma e é um motivo de embaraço que pode afectar a sua autoconfiança. Não arrisque e desligue o som antecipadamente.

5. Fixar os nomes

Do outro lado da mesa não está apenas uma instituição, mas uma pessoa com características próprias e que merece todo o seu respeito. Conquiste a pessoa e conquistará a instituição. Não se mostrar familiarizado com o seu nome demonstra desrespeito, ou, na melhor das hipóteses, que não se preparou adequadamente.

6. Trabalho de casa feito

Se a reunião foi convocada por si, certifique-se de que informou os intervenientes da ordem de trabalhos. Em qualquer dos casos, reserve algum tempo para preparar adequadamente cada um dos pontos que vão estar em discussão. O tempo de um empresário é demasiado valioso para se desperdiçar em reuniões sem resultados práticos.

7. Onde se sentar

Se a reunião se desenrola num espaço que não lhe é familiar, e sobretudo se foi a outra pessoa quem a convocou, deve esperar que lhe indiquem onde se pode sentar, concedendo ao organizador da reunião a vantagem de dispor os diversos intervenientes como considerar apropriado.

8. Início de conversa

Logo que lhe seja dada a palavra, deve fazer uma curta apresentação com base no seu nome, cargo e outras informações relevantes para a reunião. Aproveite para entregar o seu cartão de visita e coloque-se à disposição dos participantes. Nesta fase é muito importante não monopolizar a conversa, dando aos outros intervenientes ocasião para falar.

9. Postura corporal

Há pequenos nadas que revelam mais do que desejamos. Para além de se sentar direito (mas sem parecer uma tábua!) e manter contacto visual com os seus interlocutores, deve verificar que não cede à tentação de exprimir o seu nervosismo com o corpo, por exemplo batendo repetidamente com o pé no chão ou com os dedos na mesa.

10. Ser genuíno

À medida que a conversa avança, vá deixando transparecer a sua identidade, revele mais sobre as suas intenções e apresente propostas. Fale um pouco mais de si, da empresa que representa ou dos seus projectos. O tom poderá oscilar entre o sério e o bem humorado, mas cuidado com as piadas para não ferir susceptibilidades.

11. Follow-up

Acabe a reunião tomando nota do que há a fazer para dar seguimento aos pontos acordados. No dia seguinte pode enviar um e-mail agradecendo a oportunidade e fazendo um breve resumo das principais conclusões e tarefas a realizar.

12. Menos é mais

Se o seu tempo não chega para tudo, opte por fazer menos reuniões mas prepará-las bem. Muitas reuniões podem ser evitadas, ou substituídas por uma vídeo-chamadas, mas uma primeira reunião, sobretudo com parceiros ou clientes, deve ser presencial. À medida que for ganhando experiências, tudo será mais natural e demorará menos tempo. Mas nunca caia no erro de encarar uma primeira reunião como ‘apenas mais uma’.

Adoptar esta checklist de 10 pontos vai certamente diminuir o stress associado a estes momentos. Se sentir que controla todos os aspectos que estão ao seu alcance terá mais autoconfiança e poderá concentrar-se nos aspectos técnicos, de forma a dar o seu melhor com vista a um resultado mais positivo.

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