Comunicação Interna: conheça as 10 melhores ferramentas

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A Comunicação Interna corresponde a hábitos de feedback e partilha de informações entre membros de um mesmo ambiente organizacional. Seja entre líderes ou membros de mesma posição hierárquica, a sistematização do processo é importante.

Muito do que se discute em salas de reunião, ou nas pequenas conversas que ocorrem diariamente, constituem dados valiosos para a tomada de decisão nos ciclos mais altos de uma organização. Quando mais a empresa cresce, mais esse quadro se torna visível.

As empresas precisam investir no controlo de todas as atividades realizadas, mesmo aquelas que não são diretamente remuneradas. Desta forma, o gestor aperfeiçoa a operacionalização da sua empresa, quer seja uma startup tecnológica ou uma loja de agasalhos desportivos personalizados.

Neste artigo vamos apresentar dez ferramentas acessíveis, que viabilizam a qualificação da comunicação interna, bem como as razões para dar atenção especial ao tipo de serviço realizado.

1 – E-mail

O e-mail é um clássico no que diz respeito à comunicação empresarial. A ferramenta, utilizada no mundo inteiro, representa uma das primeiras plataformas a surgirem com a internet, mantendo intacta sua posição de importância.

O seu ponto forte está na precisão de envio, no tamanho disponibilizado para a mensagem e na interface simples e responsiva. Desde o início, este mecanismo de envio de mensagens, que muito se assemelha ao envio de cartas, é utilizado no contexto corporativo.

Pela sua confiabilidade, o correio electrónico continua a ser uma das ferramentas de comunicação mais úteis para as empresas, que podem, através dele, negociar contratos de trabalho, marcar entrevistas, realizar comunicados oficiais, entre outros, usando a mesma plataforma.

Para evitar fraudes, as empresas podem investir em e-mails profissionais, com um domínio que possa ser facilmente verificado por quem recebe a mensagem. Assim, o seu negócio de pinturas industriais poderá ter segurança do processo de envio de orçamentos, por exemplo.

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2 – Manuais de formação

Manuais de formação ou guias de procedimento podem ser distribuídos a todos os novos contratados de uma empresa, disponibilizando as informações mais importantes sobre a função, a companhia e o ambiente de trabalho.

Além de reduzir os custos de formação, esses guias facilitam a compreensão do colaborador para os processos organizacionais ou informações detalhadas sobre o produto ou serviço disponibilizado. O recurso a infográficos e outros recursos visuais facilitam a aprendizagem. É também o ponto de partida para cursos de formação contínua.

Pode reduzir custos com a impressão, simplificar os processos de atualização e agilizar a entrega desses documentos, optando por uma versão online, seja enviando-o por e-mail ou disponibilizando-o num canal da organização de acesso reservado.

3 – Eventos de mentoria

Os eventos corporativos voltados para a mentoria dos colaboradores podem assumir vários formatos: congressos, feiras, workshops ou até viagens podem ser usadas como uma forma de melhorar o desempenho dessas empresas no cenário empresarial.

Além de aproximar profissionais de lideranças do setor, construindo um ambiente propício para o networking, os eventos de mentoria qualificam o colaborador, desenvolvendo a sua motivação. É uma oportunidade ideal para estimular a livre comunicação entre colegas de trabalho.

Uma simples mesa redonda pode ser providenciada através de um cocktail empresarial, onde a audiência faz perguntas para os oradores convidados. A empresa pode trazer representantes das marcas ou especialistas nas áreas de atividade para participar no evento.

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4 – Redes sociais corporativas

Uma rede social corporativa é uma plataforma privada, com formato muito similar ao das redes sociais, com a diferença de algumas funcionalidades estarem sujeitas a autorizações de acesso. Neste tipo de interface, gestores e colaboradores podem se comunicar através de:

  • Mensagens privadas;
  • Publicações gerais (artigos, comunicados);
  • Votações;
  • Partilha de arquivos.

Muitas plataformas apresentam um campo de perguntas e respostas, uma espécie de fórum onde os colaboradores partilham dúvidas e sugestões, recebendo mais foco do meio.

5 – Pesquisas de opinião

Também é possível recorrer a plataformas que oferecem a possibilidade de criar e partilhar formulários para lançar questionários. Essas plataformas estão preparadas para as diferentes ferramentas de pesquisas de opinião, com perguntas de escolha múltipla, questões abertas e modelos em escala de Likert, que permitem diferentes abordagens para pesquisas na empresa.

Além disso, os servidores de formulários online usam, em geral, a tecnologia de armazenamento em nuvem, o que garante maior segurança, confidencialidade e flexibilidade ao integrar os dados colhidos com bases e softwares dos mais diversos.

Esses formulários ficam acessíveis ao público pelo tempo que o criador de conteúdo desejar, gerando links de acesso rápido, que podem aplicar-se numa pesquisa entre colaboradores de uma rede de lojas ou numa fábrica com numerosos funcionários.

Pesquisas de opinião são fontes seguras de feedback para o colaborador, que perde o medo de expor-se a represálias. Para líderes e gestores, este mecanismo de comunicação interna é um modo de controlar a recolha de dados internos, trabalhando ações de qualificação.

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6 – Mural

O mural faz parte de muitas organizações que operam em modalidade presencial, mas hoje vai muito além do quadro de notas estampado nas salas de reunião. Atualmente, a internet tem disponibilizado ferramentas que digitalizam e melhoram o encadeamento destes dados.

Uma empresa de revitalização de piso laminado, por exemplo, precisa de atualizações constantes sobre seu processo de produção. Cada avanço diário deve ser monitorado, a fim de otimizá-lo até ao resultado final. O mural é a ferramenta perfeita para isso.

Através de um mural responsivo, os profissionais podem trabalhar seus ciclos de trabalho com exatidão, delimitando metas de curto prazo futuras, tarefas cumpridas no dia e aquelas que estão pendentes, contribuindo com a organização do ambiente profissional.

7 – Apps de mensagem

As apps de mensagem estão entre as principais mudanças nas comunicações, em resultado da popularização do smartphone. Propostas que unificaram as funções do telefone com a interface de comunicação das redes sociais cresceram ao ponto de ganhar versões corporativas.

Ao migrar para um aplicativo de mensagem, usualmente sob a forma de grupo, é importante garantir que esses espaços sejam separados dos ambientes pessoais de cada colaborador, preferindo até mesmo um aplicativo distinto para a comunicação profissional.

8 – Intranet

A intranet é uma rede de computadores privada, usada pelas organizações para mapear o desempenho dos colaboradores durante o expediente, bem como garantir a segurança das informações compartilhadas, restringindo o acesso ao sistema.

Este recurso integra os computadores de uma empresa, permitindo que todos os colaboradores sejam conectados de maneira remota, com mecanismos de segurança, como a criptografia de chave dupla, por exemplo.

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9 – Chatbots para dúvidas frequentes

Os chatbots modernizaram-se com o machine learning e são, atualmente, as maiores apostas no que diz respeito à automação do atendimento ao público. No entanto também podem ser utilizados no contexto interno da empresa, por exemplo para apoiar colaboradores recém-admitidos.

Esses recursos podem ser configurados como uma FAQ, um conjunto de perguntas mais comuns, com respostas simples e objetivas. Além de facilitar a implementação, o chatbot pode ser integrado em outras interfaces de comunicação interna, como o mural.

Essa esquematização de dúvidas simples pode ajudar o profissional com pouca experiência na área, que tem perguntas de fácil resposta. Estagiários e juniores ganham assistência enquanto os profissionais seniors libertam mais tempo para se concentrarem no trabalho, quer seja uma agencia de seguros ou um auto socorro mecânico.

10 – Interfaces interativas

As interfaces interativas são a aposta do cenário virtual, uma vez que envolvem mais profundamente o utilizador, exigindo uma participação concreta no desenvolvimento do conteúdo. Podem ser desenvolvidas em sites ou aplicações específicas.

Alguns exemplos de utilização desta interface interativa são encontrados em propostas educativas de simulação, criando uma realidade 3D de um cenário mais próximo da realidade, a fim de projetar o efeito das ações do usuário dentro do jogo. Podem ser utilizadas em contexto organizacional para formação de procedimentos técnicos, por exemplo.

Por que a comunicação interna é tão importante?

A comunicação é o pilar de qualquer trabalho em grupo. Mesmo empresas pequenas precisam aperfeiçoar o modo como partilham informações, organizam grupos e discutem ideias.

Além de melhorar os processos, alinhando os interesses de todos os envolvidos, uma comunicação interna de boa qualidade motiva o colaborador, que se vê em um espaço enriquecedor para sua vida profissional.

O valor de reter o profissional

A rotatividade de funcionários é um dos problemas mais comuns nas empresas, ainda mais em setores altamente competitivos. A constante entrada de novos colaboradores e a rescisão de contratos antigos é uma fonte de desperdício de recursos.

No longo prazo, a alta rotatividade reduz drasticamente o rendimento da empresa, tornando a sua produção cada vez mais cara, o que afeta sua competitividade.

Uma das maiores causas deste cenário resulta de problemas na comunicação interna. O colaborador deve ser tratado como um ativo de igual valor ao cliente, com ações direcionadas à melhoria da sua relação com a marca e da satisfação com o cargo que assume.

Conclusão

A comunicação interna é uma das armas mais fundamentais na hora de garantir as ferramentas necessárias para qualificar os ambientes organizacionais. Algumas ações simples fazem toda a diferença na experiência do profissional.

É preciso treinar as lideranças para os desafios da empresa, não apenas naqueles que dependem do seu mercado, mas também tornando-os capazes de identificar soluções dentro da organização, implementando as propostas do planeamento estratégico com eficácia.

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