Digitalizar é muito mais do que colocar um papel num scanner. Passar o papel pelo scanner
extrair alguns meta dados é fácil, o
difícil é o que está antes e depois.

Relativamente ao "antes", é preciso determinar que
documentos digitalizar, com que objetivo e para onde? Do que ao
"depois" diz respeito, é preciso saber o que fazer ao
"papel", como o organizar, arquivar ou destruir.

De toda a forma, um projeto desta natureza é um projeto de
transformação digital dos processos de negócio, ou de suporte ao negócio.

Portanto, a Transformação Digital não é apenas a adoção de novas tecnologias, mas também novas maneiras de tornar os processos de negócio mais eficientes e competitivos. É a adoção de tecnologias digitais em todas as fases da cadeia de valor do negócio com o objetivo de aumentar a receita e produtividade.

O desafio é combinar um projeto desta natureza com uma
reorganização meticulosa de processos de trabalho, reestruturação do negócio e
a formação de recursos humanos.

Empresas com sistemas de gestão certificados de acordo com
os diversos referenciais ISO, têm vantagens e como tal poderão obter melhores
resultados, ou pelo menos mais rapidamente. A verdade é que os procedimentos
ISO assentam em análises de risco, melhoria contínua e monitorização que são
transversais a todas as organizações sejam qual for a sua atividade.

Nesse sentido, poderia avançar com a seguinte definição:

A Gestão Documental de Processos de Negócios é a implementação
de mecanismos robustos para gerir os processos de negócio da empresa, com foco
no documento e no processo/Worlflowassociado, definindo, implementando, medindo e melhorando os processos, utilizando
indicadores e considerando uma análise de risco para o serviço/produto em todas
as suas vertentes (produto, ambiente, segurança da informação e muitas mais).

No entanto, a Transformação Digital raramente é um processo
fácil. Digo isto porque envolve pessoas e as pessoas determinam sempre o
sucesso ou insucesso de uma iniciativa.

Um ponto positivo de um projeto deste âmbito é que, na
atualidade, está ao alcance de todos. Não é só possível nas grandes empresas como,
com pouco investimento, as PMEs também podem elaborar projetos de grande
sucesso.

Diria mesmo que depois de conseguir que as pessoas percebam
e adotem os novos procedimentos, os outros investimentos serão bem menores, não
só porque os equipamentos estão cada vez mais baratos, mas porque também são
cada vez mais robustos.

A verdade é que, para medir o sucesso de um projeto de TD, a
dimensão das empresas não importa, importa sim a vontade e predisposição de
aceitar a mudança e perceber que o digital e negócio, já são sinónimos.

As empresas tendem a focar-se no seu negócio, no que
produzem e vendem e tendem a dar menos atenção aos documentos de suporte à
realização do seu produto ou serviço. Isto origina riscos de várias naturezas,
desde os fiscais, aos reputacionais.

Quanto melhor for o uso da tecnologia e das ciências da
informação e da comunicação, melhor será o controlo do meu negócio. Afinal nós
sabemos e tratamos bem as reclamações? Quantos potenciais clientes perdemos
porque não endereçamos em tempo útil uma resposta às suas solicitações?

Em conclusão, a "digitalização" de negócios, no
particular que acima descrevi, é um meio e nunca um objetivo em si mesmo, é um
meio para alcançar os objetivos e para tornar as empresas mais produtivas,
inovadoras e competitivas.

Neste ambiente económico volátil, as empresas precisam
evoluir, inovar para crescer, porque quem não inova e cresce, com certeza vai
desaparecer primeiro. Aumentar sua vantagem competitiva na era digital, é
possível graças à Transformação Digital.

A sua empresa está pronta para mudar o seu "Mind
Set" antes de seus concorrentes?

Não fique para trás, lembre-se que é preciso correr, mas na direção certa!