Você já conhece o jogo dos sete acertos no controle de finanças empresarial? Como na gestão de uma empresa ninguém gosta de errar, nós adaptámos a brincadeira e a transformámos em coisa séria. Confira as melhores práticas para cuidar bem do dinheiro do negócio.

Um dos maiores desafios ao abrir uma empresa certamente é o controle das finanças. Afinal, você só queria ter um negócio, ser o seu próprio patrão e fazer o que tanto gosta. Foi com isso que sonhou e não com números. Mas não tem como fugir da responsabilidade. Você precisa acompanhar de perto o desempenho, registrar rigorosamente receitas e despesas e, com base nessas informações, promover cortes e ajustes necessários. Isso também é ser empreendedor.

Quem não se dedica ao controle financeiro empresarial, corre o risco de ver seu sonho abreviado. Conforme o Censo das Empresas Brasileiras 2012, divulgado no ano seguinte pelo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação, 15,41% das empresas fecham no primeiro ano de vida, 41,86% não alcançam o quinto ano e só 25% conhecem a longevidade, superando os 14 anos de existência. Mas você pode fazer parte da estatística positiva. Se pouco ou nada entende sobre a função de organizador de despesas e gerenciador de gastos, nós queremos ajudar.

Este artigo pretende abordar as melhores práticas de gestão empresarial para pequenas empresas e microempreendedores individuais (MEIs). Também destacará as principais ferramentas para realizar a tarefa de maneira eficaz.

Ao final da leitura, esperamos que você tenha domínio do assunto e sinta-se apto a fazer o controle financeiro empresarial no Excel, em um programa para controlar finanças ou ainda através de um aplicativo para controle de gastos.

7 práticas essenciais para o melhor controle das finanças

O primeiro passo você já deu: está aqui para aprender sobre controle de finanças empresarial. E a melhor notícia é que não é difícil colocar em prática uma estratégia vencedora. Comece seguindo as sete dicas abaixo, que representam as principais atitudes esperadas de você na condução do negócio.

1. Separe as finanças pessoais das finanças da empresa

Há quem diga que a conquista do CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) é simbólica, mas que um empreendedor só nasce de fato quando separa as finanças pessoais daquelas que pertencem à empresa.

A verdade é que a rotina no negócio, especialmente para um MEI ou autônomo, que atuam sozinhos, é marcada por episódios em que a tentação de fazer uma retirada do caixa é grande. Seja para pagar uma conta pessoal ou para comprar um simples lanche do vendedor que bateu na sua porta, o dinheiro da empresa está ali, ao seu alcance. E a empresa é sua, certo? Certo, mas o dinheiro dela, não.

Esse entendimento por vezes é bastante complicado para o empreendedor. Mas se ele se conscientizar que retiradas de dinheiro devem ser registradas como despesas no fluxo de caixa, a sua capacidade de controle tende a melhorar.

2. Faça do fluxo de caixa um hábito diário

O fluxo de caixa é o instrumento que revela a realidade financeira da empresa e permite projetar seus resultados em um período futuro. Mas você só conseguirá determinar se os próximos meses serão no vermelho ou no azul se, todos os dias, adotar como hábito o registro de cada despesa e receita que ocorrer.

Quando alguma informação ficar de fora, por esquecimento ou por uma avaliação equivocada, o saldo atual após o fechamento do caixa será enganoso.

E vale ressaltar ainda o seguinte: não registrar a despesa faz com que ela não exista. E sem ela, o custo da sua operação no papel será inferior à prática. Assim, na hora de definir seu preço de venda com base nos custos, o valor estabelecido já nascerá desfasado.

3. Verifique a possibilidade de reduzir custos e despesas

A redução das despesas é outra possibilidade gerada a partir da realização rigorosa do fluxo de caixa. Ao conhecer o impacto de cada despesa no orçamento e a sua evolução ao longo dos dias, fica mais fácil identificar por onde o dinheiro da empresa anda escapando. Quando descobrir o ralo financeiro, é só definir as ações para estancar o vazamento.

Se está gastando muito com internet e telefone, pode negociar com a sua operadora um plano mais acessível e personalizado. Talvez você esteja pagando mais caro por recursos que sequer utiliza. Já se o maior custo for com seus fornecedores, vale uma estratégia de negociação. Pedir desconto não é motivo de vergonha e faz parte do jogo. Toda economia é válida, só não pode prejudicar a sua relação com esse importante parceiro.

4. Evite atrasos de pagamento

Você precisa encontrar métodos para nunca esquecer de pagar uma conta em dia. Conforme o valor da fatura envolvida, o custo com multas e juros tornará a sua situação financeira bastante difícil. Se a falha envolver o cartão de crédito corporativo, por exemplo, as taxas tendem a ser comprometedoras.

A melhor saída para nunca atrasar está na organização. Seja através de um sistema de gestão ou em uma planilha eletrônica, é essencial ter controle sobre a movimentação de cada conta a pagar da empresa, desde a sua disponibilidade até a quitação.

5. Gerencie o seu estoque

O estoque é um dos ativos mais importantes em determinadas empresas, como na indústria e no comércio. Os materiais nele depositados, sejam produtos para revenda ou insumos para produção, representam recursos que saíram do caixa para serem aplicados na sua operação. O problema é que é muito fácil perder dinheiro no estoque. E isso acontece pela falta de controle e de organização no espaço.

Sem um acompanhamento eletrônico, por planilha ou software, e inspeções físicas periódicas, corre-se o risco de desperdiçar produtos devido ao prazo de validade expirado, perder vendas pela ineficiência na reposição de itens de maior saída, ou ainda ter a mercadoria em casa, mas sequer saber onde ela está.

6. Peça prazo aos fornecedores

Como lembrámos antes, o fornecedor é um dos principais parceiros que um MEI ou pequeno empresário pode ter. Além de ser o provedor de produtos de qualidade para a sua operação, representa aquele que pode conceder um fôlego financeiro em momentos difíceis.

Mesmo se o preço final da negociação não for exatamente aquele que gostaria, muito ajuda se as condições de pagamento forem favoráveis, como um prazo mais esticado.

Para entender, basta lembrar que você compra, vende a prazo, seu cliente leva o produto embora e a dívida com o fornecedor precisa ser paga antes mesmo de receber qualquer quantia pela operação.

7. Aposte em um software de gestão de finanças

Quando a ideia é qualificar os controles, uma das melhores ferramentas para uma empresa é um software de gestão financeira. Tudo aquilo que você faz no papel, ou até mesmo eletronicamente através da planilha, se transforma em uma tarefa simples graças à tecnologia.

Como há integração entre as áreas, muitas informações são geradas automaticamente. Uma venda, por exemplo, envia o registro da receita para o financeiro sinalizar no fluxo de caixa, ao mesmo tempo que informa ao estoque para a saída de um determinado produto.

Várias são as funcionalidades desse tipo de tecnologia, assim como também variam as empresas que a oferecem. O segredo é encontrar o melhor custo-benefício. E não há outra maneira de conseguir isso do que pesquisando.

Bônus: faça do contador o seu melhor amigo

As dicas que acabamos de apresentar são fáceis de aplicar e muito eficazes. A partir delas, acreditamos que se tornará mais simples realizar o controle financeiro empresarial no seu negócio, reduzindo custos e elevando os ganhos. Para quem está começando, este vídeo serve como referência.

Mas mesmo que você já tenha alguma experiência na tarefa, tenha em mente que sempre é possível cortar mais e economizar. E uma das formas mais indicadas de fazer isso é recorrendo a um profissional de contabilidade.

O contador é o profissional certo para identificar se o seu planejamento tributário é o mais adequado ao tipo de empresa ou se, dentro da lei, é possível fazer algo para pagar menos impostos. É também ele que auxilia na análise do fluxo de caixa, podendo gerar relatórios a partir dos dados que você forneceu. Com base nisso, pode melhor orientá-lo quanto à gestão financeira e tomada de decisões.

Mais do que um prestador de serviços na sua empresa, estamos falando de um parceiro, um verdadeiro amigo do empreendedor. E vale lembrar ainda que, no caso do MEI, o início da sua vida empresarial pode ser acompanhado gratuitamente por uma assessoria contábil, que é oferecida por uma rede de empresas contábeis optantes pelo Simples Nacional.

5 ferramentas para o ajudar no controle das finanças

Agora que já sabe o que precisa para implantar, atualizar ou qualificar o controle das finanças na sua empresa, vamos descrever as cinco principais ferramentas para lhe ajudar nessa tarefa.

1. Fluxo de caixa: é a ferramenta que revela a realidade financeira do negócio a partir dos registros de todas as receitas e despesas, independentemente do valor. Para realizar os apontamentos, você pode utilizar uma planilha eletrônica ou um software de gestão.

2. Conta bancária: representa um marco para a organização financeira do empreendedor, sendo decisiva para que finalmente separe o dinheiro que é seu daquele que pertence à empresa. Soluções modernas, como a conta digital conta.MOBI, funcionam exclusivamente online e aliam recursos extras.

3. Conciliação bancária: é o instrumento através do qual ocorre a comparação entre as despesas e receitas registradas no extrato bancário com os movimentos internos do caixa, permitindo identificar erros e suas origens.

4. Aplicativos: oferecem soluções diversas, da consulta de saldo bancário até a construção de uma reserva financeira, passando pelo fluxo de caixa. Pelo app da conta.MOBI, por exemplo, todas as funções da conta digital estão presentes e até mesmo boletos podem ser emitidos com breves toques na tela do celular.

5. Controle de estoque: seja em uma planilha ou através de um sistema que integra as diferentes áreas da empresa, essa ferramenta tem por objetivo dar o melhor aproveitamento para as mercadorias estocadas, priorizando aquelas de vencimento mais próximo e gerenciando os itens de maior e menor saída.

Conclusão

Este artigo relacionou as principais ações de controle financeiro que precisam ser adotadas em todas as empresas. São práticas até certo ponto simples, mas de resultados decisivos para a continuidade do negócio.

Ainda que seus resultados pareçam satisfatórios, você acredite que tenha tido uma excelente ideia de negócio e se dedique apenas a faturar, mais cedo ou mais tarde a conta do desleixo com a gestão financeira irá aparecer - e ela será salgada.

Uma boa lição vem do renomado empreendedor Max Gehringer no livro Seja dono do seu próprio negócio: 'Muitas micro e pequenas empresas fecham não por incompetência do dono, mas por seu excesso de otimismo.'

Você vai querer arriscar ver seu sonho terminar por descumprir uma tarefa esperada de qualquer empresário? Mesmo sendo MEI e trabalhando sozinho, seu negócio precisa que assuma o papel de gestor.

As melhores dicas e as principais ferramentas agora são do seu conhecimento. Que tal colocá-las em prática?