Algo que caracteriza os
portugueses e as suas empresas é a necessidade de serem mais eficientes. Os
elevados custos administrativos, seja por questões fiscais ou legais, sejam por
circuitos documentais duplicados ou mal desenhados, tiram produtividade e
rentabilidade.

É importante relembrar
que a gestão documental nas empresas é muito mais do que digitalizar os
documentos em suporte de papel para um computador. A gestão documental consiste
em controlar/rastrear totalmente a documentação da organização de uma forma
intuitiva e segura, garantindo compliance e eficiência.

A gestão documental deve
abranger ferramentas de digitalização, classificação, indexação, visualização,
distribuição segura e controlada e a eliminação no final de vida dos
documentos. É um processo complexo para o qual a existência de um software
apropriado é fundamental.

É a mudança deste
paradigma que coloca as empresas em alerta para uma das mais importantes buzz
words da atualidade: a Transformação Digital, porque os processos documentais
estão no meio e podem ser parte de um processo de transformação digital.

Serão suficientes estes
argumentos para convencer as empresas a realizarem este tipo de projetos? O que
é que impulsiona as empresas a investir neste tipo de tecnologia e quais são as
oportunidades abertas para o mercado, ou necessidades de cumprimento fiscal e
legal?

A verdade é que não
existe outro caminho.

Atualmente, tornou-se
claro que as empresas com maior probabilidade de sobrevivência são as que
melhor e mais rapidamente se adaptam às mudanças e este é o século de todos os
desafios para os empresários, este é mais um. Seja qual for o produto ou
serviço que comercializam, os empresários necessitam de colocar urgentemente as
suas empresas na era digital. Não se trata de uma opção, mas sim de uma
obrigação.

A vertente da
transformação digital que aqui estamos a analisar refere-se ao contributo para
tornar mais eficiente a mudança na gestão dos processos de suporte e de negócio
da organização utilizando, de forma equilibrada, a tecnologia e assim garantir
resultados mais fiáveis seja em termos fiscais, legais ou de “compliance”.

Esta é uma mudança
estrutural nas organizações, por vezes disruptiva, porque envolve pessoas e
processos, onde as TI desempenham um papel fundamental. Tal como na construção
de uma casa não se começa pelo teto, também as empresas devem começar por organizar
as suas atividades “core” ou de suporte em processos de negócio, workflows, para
garantir o controlo documental e dessa forma mitigar riscos e potenciar
informação de gestão em tempo útil.

Processos escritos em
papel ou na intranet servem para acompanharem e regularem a atividade da
empresa. Quanto melhor descreverem a atividade, maior será a eficácia e
eficiência dos mesmos. Esta é uma atividade que nenhuma organização pode
ignorar. Controlar os processos documentais de suporte às suas atividades é,
aliás, uma exigência do fisco, em particular para elementos de prova.

É fundamental lembrar que
a transformação digital não é unicamente uma mudança tecnológica, ainda que
seja um importante pilar: vai muito mais além, como seja na infraestrutura,
organização, liderança e num foco renovado na completa experiência dos seus
clientes, recursos humanos e fornecedores. Como se deve imaginar, as novidades
tecnológicas não devem desvalorizar as necessidades de preparação, comunicação
e formação de pessoas.

Um projeto de transformação
digital é, acima de tudo, um conjunto, de desejos, melhores resultados com
menos recursos e mais rapidamente. Numa palavra: produtividade.

É assim o mundo onde
vivemos, bem-vindos à Digital Transformation, feel the beat!