A inovação dos processos permite alcançar maior eficiência, reduzir os custos e minimizar a duplicação de trabalho nos escritórios de advogados. Conheça os passos que potenciam uma abordagem da profissionalização dos gestores.

Quando falamos em Gestão de Projetos, em advocacia, estes podem ser de caráter processual, tecnológico, financeiro, administrativo, etc. O primeiro passo é garantir uma metodologia interna, que permita uma abordagem da profissionalização dos gestores.

A inovação dos processos permite alcançar maior eficiência, reduzir os custos e minimizar o rework (trabalhos duplicados) nos escritórios de advogados. É imperativo definir-se uma metodologia interna que permita nivelar conhecimentos, garantindo assim que - ao nível dos projetos entre advogados - todos falam a mesma linguagem. O passo seguinte é garantir a formação adequada e transversal, para assegurar o alinhamento e uma visão única.

Se existem projetos em desenvolvimento, é fundamental alinhar o report à gestão estratégica, garantir o alinhamento entre as áreas e assegurar uma visão única entre os colaboradores. O nivelamento de conhecimento é um processo de melhoria continua e é essencial criar um repositório de gestão de portfólio, através de um sistema aplicacional que permita a comunicação entre todos.

Um Gestor de Projeto deve estar apto a saber o que fazer ao longo de todo o ciclo de vida de um projeto: iniciação, planeamento, execução monitorização e controlo, e encerramento.

Na fase da iniciação o responsável deve saber efetuar um business case e classificar o seu projeto relativamente aos projetos da empresa através de um scoring model. Seguidamente, deve desenvolver um documento que formaliza oficialmente o projeto (project charter) e identificar os intervenientes que participam, direta ou indiretamente, no projeto (stakeholders), assim como saber levantar as necessidades e o âmbito do projeto. Como próximos passos ficarão aptos a levantar os requisitos e a efetuar o plano do projeto, assim como a desenvolver um plano de comunicação e o modelo de governo do projeto.

Garantir a execução do projeto permite alinhar o que foi planeado com o que está a ser efetuado, e assegura a monitorização do projeto através da técnica do EVM (Earn Value Management). Esta profissionalização irá também afiançar que os responsáveis sabem elaborar matrizes de risco e gerir as relações com os fornecedores. Por fim, saber como encerrar um projeto e o que fazer na fase de conclusão do mesmo.

Têm-se verificado que a aposta na profissionalização da gestão de projetos permite obter um retorno exponencial na implementação e execução dos processos. O sucesso dos projetos tem por base uma ciência que passa por garantir o equilíbrio da triple constraint (âmbito, prazo, custo e qualidade), ou seja, cabe ao gestor de projeto garantir que os mesmos, no decorrer do seu ciclo de vida, não derrapam relativamente ao âmbito que foi definido (fechado), dentro do plano de projeto que foi acordado (prazo), de acordo com o orçamentoqualidade que foi prognosticado.

A inovação dos processos é fundamental para aumentar a eficiência e eficácia, assim como desenvolver métodos de melhoria contínua, que trazem benefícios no alinhamento dos eixos estratégicos e a garantia que todos falam a mesma linguagem no Setor.

Aconselho as sociedades de advogados a um diagnóstico (assessment) aos seus processos internos e a apostar numa metodologia de inovação na gestão dos seus projetos, com vista a melhorar a eficiência e a reduzir os prazos e os custos globais!