O mês de dezembro amplifica os desafios das equipas financeiras, combinando a pressão natural dos fechos com condicionantes sazonais que colocam à prova a organização interna, a capacidade de resposta e a fiabilidade da informação contabilística.

De acordo com a Paynest, dezembro é tradicionalmente o mês em que os departamentos financeiros enfrentam maior risco operacional. A acumulação de tarefas, como o fecho mensal, controlo orçamental, reconciliações e pagamentos, coincide com equipas reduzidas devido a férias e com colaboradores que se ausentam antes do fecho do mês, deixando documentos pendentes e processos incompletos.

Entre os problemas mais frequentes está a submissão tardia de despesas por parte dos colaboradores. Recibos acumulados, mapas de quilómetros por lançar e gastos de viagem regularizados apenas em janeiro distorcem o fecho do exercício e obrigam à revisão de meses anteriores. A Paynest observa que esta prática aumenta o risco de erros e compromete a previsibilidade financeira, sobretudo num período em que a visibilidade sobre o cashflow é crítica.

“Os desafios de dezembro não criam problemas novos — ampliam os que já existem nas equipas financeiras.”

A pressão aumenta também devido ao ritmo mais lento das operações internas. Menos pessoas disponíveis significa maior probabilidade de atrasos em aprovações, reconciliações ou pagamentos, num momento em que cada decisão tem impacto direto na fiabilidade do fecho contabilístico.

O impacto da validação manual e da sazonalidade

A reta final do ano exige validação rigorosa das últimas despesas do orçamento, obrigando à análise do que sobra, do que ultrapassa e do que precisa de ser ajustado. Sem ferramentas automatizadas, este trabalho implica exportações, cruzamento de dados e controlo manual, consumindo horas essenciais numa fase já sobrecarregada.

A sazonalidade agrava a pressão: eventos de Natal, jantares de equipa, compras urgentes e subscrições pontuais multiplicam o volume de faturas. Muitas chegam incompletas, com dados incorretos ou fora do prazo, obrigando a revisões repetidas e a contacto constante com as equipas internas.

Por outro lado, os fornecedores antecipam faturas e alteram prazos, exigindo regularizações antes do fecho do ano. A gestão destes pagamentos, que têm impacto direto na tesouraria, torna-se um desafio quando as empresas continuam a depender de folhas de Excel ou processos dispersos.

“A validação por IA está a tornar os fechos mais rápidos, mais fiáveis e menos dependentes de tarefas manuais.”

A vantagem da automatização e da IA em momentos críticos

Nuno Pereira, cofundador e CEO da Paynest, destaca que o mês de dezembro expõe fragilidades que muitas vezes permanecem invisíveis ao longo do ano. “As equipas financeiras estão sob pressão durante todo o ano e sabemos que os fechos de mês são os períodos mais críticos. Com a coincidência com o período festivo, são muitos os desafios que se impõem e que só são detetados quando se está a validar despesas, realizar pagamentos e fazer reconciliações”, afirma.

Segundo o gestor, a automatização potenciada por inteligência artificial está a transformar a forma como as equipas lidam com estes processos, ao permitir submissões imediatas, controlo em tempo real e validações automatizadas que reduzem erros e asseguram conformidade. “A validação por IA ajuda a simplificar processos, sem descuidar a conformidade e o compliance exigidos”, sublinha.

A Paynest posiciona-se como plataforma integrada que reúne gestão de despesas, gestão de fornecedores e faturação num único sistema. A fintech portuguesa trabalha com empresas de vários setores, incluindo CTT, Clan, Clínica Santa Madalena e CCA, com o objetivo de promover maior eficiência operacional e rigor financeiro.

“Quando metade da equipa está de férias, a automatização deixa de ser conveniência: torna-se necessidade operacional.”

Um fecho de ano mais previsível depende de preparação contínua

O período festivo não cria novos problemas: amplifica os que já existem. A conclusão da Paynest é clara: as organizações que apostam em processos digitalizados, automatização inteligente e visibilidade em tempo real estão mais preparadas para enfrentar a pressão de dezembro, garantindo fiabilidade, rapidez e controlo financeiro num dos momentos mais sensíveis do ano.