Vai participar numa reunião virtual?
Cristina Fernandes
3 min
As reuniões virtuais passaram a integrar o quotidiano profissional. Porém, tal como acontece nas clássicas reuniões presenciais, há regras que devem ser observadas para que sejam produtivas.
As reuniões virtuais passaram a integrar o quotidiano profissional. Porém, tal como acontece nas clássicas reuniões presenciais, há regras que devem ser observadas para que sejam produtivas.
De facto, estas reuniões surgem como uma resposta à necessidade de, por um lado, manter as pessoas conectadas - independentemente da distância física a que se encontrem - e por outro, minimizar o dispêndio de recursos (sobretudo tempo e dinheiro). Acresce, como elemento facilitador, que as tecnologias atingiram níveis de sofisticação e eficiência inimagináveis há umas décadas atrás.
Porém, é necessário criar condições para que estes encontros resultem produtivos, colaborativos e eficazes e, um aspeto a não descurar mesmo virtualmente, é o estabelecimento e desenvolvimento de relações pessoais, na medida em que o clima de confiança e credibilidade é determinante para as conversas e negociações que ocorrem durante este encontro.
Tal como acontece na maior parte das clássicas reuniões presenciais, é importante começar este encontro virtual com cumprimentos, apresentações e alguma conversa de circunstância, durante um período de tempo que varia consoante o grau de conhecimento, a nacionalidade e a personalidade dos intervenientes, mas que não deve ultrapassar, no máximo, os 10 minutos. De seguida, e mesmo numa reunião virtual, deverá seguir-se uma agenda de trabalhos, naturalmente, tanto mais importante se considerarmos que algumas destas reuniões podem desenvolver-se numa segunda língua, o que poderá implicar alguma preparação prévia. É igualmente relevante para o sucesso da reunião que todos os participantes tenham um papel ativo no desenvolvimento dos trabalhos, pois de outra forma não se justifica a sua presença.
É importante ter em conta que algumas pessoas poderão não se sentir totalmente confortáveis ao participar neste modelo de reunião, pelo que pequenos gestos podem fazer a diferença, como, por exemplo, tratar todos pelo nome, não fazer constantes referências à virtualidade do encontro, e evitar os improvisos.
O tempo deve ser gerido cuidadosamente, afinal poderá ter sido um dos motivos da reunião ocorrer virtualmente, pelo que a liderança assertiva também neste aspeto é fundamental.
Todos os participantes têm que estar preparados para lidar com interrupções que podem surgir na comunicação, portanto é essencial falar de forma clara e sucinta, verificando que os demais entenderam e deixando claro quais são os passos seguintes.
Note-se que também numa reunião virtual o comportamento deve revelar profissionalismo inquestionável. Desaconselha-se estar, simultaneamente, a realizar outras tarefas e nenhum participante no decorrer do encontro deve acionar o 'mute' ou levantar-se e andar pela sala. Descuidar a imagem pessoal porque a reunião é virtual é uma ingenuidade. Afinal, considerando que a reunião terá sido previamente agendada, o profissional deve estar num espaço adequado, sendo cuidadoso não só com a sua apresentação pessoal como, também, com o cenário que o ecrã vai revelar.
Também neste tipo de encontros, o saber-estar não é um aspeto negociável. Respeitar os demais participantes e estar focado na reunião (o 'multitasking' é intolerável) são a melhor forma de revelar consideração pelos demais intervenientes e empenho pelos temas a tratar. Em suma: revelar profissionalismo.
Cristina Fernandes
- Discover People
- Learn New Skills
- Find New Markets
- Digitize Your Business
All humans are entrepreneurs, not because they should start companies, but because the will to create is encoded in human DNA, and creation is the essence of entrepreneurship
Co-founder of LinkedIn
- © 2026 Copyright Empreendedor
- Privacy Policy
- Cookie Policy