Decidi organizar um evento. E agora?

Veja como organizar um evento
Foto: Pixabay

Organizar um evento com impacto, capaz de originar resultados positivos, pressupõe uma boa dose de planeamento. Eis algumas dicas para começar.

A comunicação é uma das principais atividades no universo dos negócios, utilizada com múltiplos fins, desde estimular atividades a motivar colaboradores, passando pelo permanente objetivo de melhoria da imagem corporativa, junto dos diversos shareholders e stakeholders. Contudo, a contemporânea sociedade global centra-se numa comunicação rápida, efémera, que, não raramente, se desqualifica e se despersonaliza. No que diz respeito aos eventos, verifica-se uma certa banalização, o que inevitavelmente gera desinteresse e, por vezes, até dificuldade em garantir as desejadas presenças.

O evento, enquanto estratégia de marketing e de comunicação, envolve promoção, propaganda, publicidade, relações públicas, através de uma linguagem que se quer direcionada, próxima e interativa, devendo encontrar a combinação perfeita entre mensagem/público/forma. Acarreta, naturalmente, um custo financeiro, de recursos humanos e de tempo. Alguns destes recursos, em caso de insucesso, poderão não ser recuperáveis: uma oportunidade falhada, um dano na reputação da organização/marca ou a desmotivação e o desinteresse dos públicos envolvidos.

Atualmente, neste contexto de budgets muito reduzidos, criar, renovar, inovar, reinventar, sempre procurando causar impacto sensorial… poderá ser um dos caminhos a seguir.

Se a sua decisão é a de organizar um evento, seja para promover um produto ou serviço, seja para celebrar uma data especial , ou por qualquer outra razão igualmente válida, considere que a função dos eventos na comunicação organizacional é causar impacto! Sim, neste complexo sistema de comunicação no âmbito das atividades profissionais, as inter-relações pressupõem diferentes canais de comunicação, de entre os quais o evento se destaca como uma ação cada vez mais frequente e concreta. Assume-se, à partida, que um evento originará sempre resultados positivos… O que pressupõe que a sua realização consiga atingir os objetivos pretendidos junto do(s) público(s)-alvo.

Comece por responder às questões mais básicas:

1 – O quê – que tipo de evento vai organizar

2- Para quem – selecione cuidadosamente os seus targets, porque nem tudo interessa a todos, sempre;

3- Quanto – a adequação do orçamento disponível aos propósitos que pretende atingir;

4- Quando – selecionando a melhor data, tendo em conta a disponibilidade do seu público-alvo;

5- Onde -a escolha do local pode ser determinante quer em termos da logística do evento quer na captação dos participantes;

6- Como -desenhe um programa realmente interessante, tanto quanto possível inovador, muito em linha com os objetivos que pretende alcançar.

A resposta a estas questões tão elementares, até ingénuas, poderá parecer muito simples, mas ajudará na estruturação do evento.

Considere, ainda, que também nos eventos, ‘menos pode ser mais’: é preferível um programa mais simples mas bem estruturado, bem organizado e pleno de pequenos detalhes personalizados. O sucesso, em termos logísticos, estará sempre diretamente relacionado com a sua capacidade de planear, estruturar, organizar, antecipar e gerir eficazmente.

Por fim, durante a realização do evento, esteja disponível para dar atenção a quem realmente interessa: aos convidados, presentes, ali, naquele momento!

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Cristina Fernandes
Profissional de Comunicação, Protocolo e Etiqueta, Secretariado e Organização de Eventos. Desenvolve projectos de formação e consultoria em diversas organizações, públicas e privadas, em Portugal, Angola e Brasil. É autora do livro “Manual de Protocolo Empresarial”, editado em Outubro de 2014 pela Universidade Católica Editora.

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