Neste artigo, João Rodrigues Pena alerta para a importância da disciplina, da clareza e da melhoria contínua, para transformar reuniões de trabalho em momentos produtivos, sublinhando que dominar esta arte é um passo decisivo para evoluir de empreendedor criativo para gestor de excelência.
Ao aceitar este convite do Empreendedor preocupou-me ter um tema que não tivesse só a ver com empresas familiares mas que despertasse o interesse para um vasto leque de empresas, inclindo os empreendedores que estão a dar os primeiros passos com a sua empresa.
E escolhi a gestão e condução de reuniões, por duas razões: é um dos elementos mais importantes duma gestão empresarial erficaz e ao mesmo tempo talvez um dos que se tornam mais difíceis de executar com disciplina num ambiente cultural latino, em particular em. Portugal.
E naturalmente porque, à medida que as empresas passam do estágio de startups e os negócios se tornam mais dinâmicos , as áreas funcionais e a organização vão crescer e exigir maior interação entre si, maior coordenação e liderança e, em simultâneo, os empreendedores vão estar cada vez mais ocupados e precisam de mais e melhores reuniões. Não falamos tanto aqui sobre as reuniões dois a dois, mas mais sobre aquelas que têm um elemento sénior a cordenar (muitas vezes o empreendedor) e vários participantes.
Quais são então os principais fatores que estão na base de uma reunião que seja plenamente eficiente e eficaz, ou seja: mais dinâmica e interessante, que resulte no que se pretende e que reforce a motivação e espírito de equipa dos presentes ?
1. Um propósito e objetivos claros
No centro de cada reunião bem-sucedida está um propósito claro e objetivos bem definidos. Antes mesmo de agendar uma reunião, o responsável deve ter claro o que se pretende obter dela e comunicar esses objetivos aos participantes para que todos estejam na mesma página desde o início. Quando os participantes entendem o “porquê” por trás da reunião, é mais provável que se envolvam ativamente e tragam contribuições significativas.
2. Uma preparação ponderada
Reuniões eficazes exigem uma preparação cuidadosa tanto dos organizadores quanto dos participantes. Os organizadores devem criar e partilhar antes da reunião uma agenda bem estruturada que descreva tópicos, prazos e quaisquer materiais necessários. A agenda obriga os participantes a virem preparados com material relevante. Quando todos entram na sala com uma compreensão clara de objetivos e estrutura, as reuniões tornam-se mais produtivas e eficientes.
3. Participantes que estejam bem comprometidos e preparados
O sucesso duma reunião depende da participação ativa dos participantes e para isso têm de vir preparados e estar abertos a partilhar materiais ou informações relevantes com antecedência, criar na sala um ambiente onde todos se sintam à vontade para compartilhar abertamente os seus pensamentos e ideias, o que exige uma liderança eficaz para manter o foco no tema em discussão e nos tempos de cada ponto de agenda.
4. Gestão eficaz do tempo
O tempo é um recurso demasiado valioso para ser desperdiçado em reuniões longas, mal geridas, pouco produtivas. Para uma gestão eficaz do tempo em reuniões, o realismo da agenda é fundamental, com alocações de tempo para cada item da agenda. Na reunião em si, é necessário respeitar o cronograma e os compromissos de tempo de cada participante. Se um tópico exigir mais discussão, deve considerar-se agendar uma reunião de acompanhamento para aprofundar o tópico sem fazer “descarrilar” a reunião atual. Como princípio, quanto mais curta e focada for uma reunião, melhor.
5. Conclusões e iniciativas de follow up muito concretas vertidas em ata
O verdadeiro sucesso de uma reunião é medido pelo que acontece a seguir, por isso cada reunião deve terminar com conclusões e definir claramente os próximos passos ou objetivos, com atribuição de responsabilidades e prazos para implementar as decisões tomadas. Para isso é de grande importância a redação de documentos, como atas, para manter registo aberto a todos sobre decisões, ações e responsabilidades.
6. Nunca se está em modo de perfeição
Finalmente, uma gestão de reuniões bem-sucedida é um processo contínuo de melhoria. O feedback dos participantes, para entender o que funciona e o que pode ser melhorado, é decisivo para refinar as práticas de reunião numa lógica de melhoria contínua.
Os seis pontos que aqui deixo soam a um discurso muito batido e coisas que toda a gente sabe. Mas o curioso é que muito poucos responsáveis são suficientemente organizados, disciplinados e conscientes da crescente importância de uma reunião eficaz para seguirem estes simples princípios, sobretudo empreendedores de cariz mais criativo e menos analítico. Vale a pena ter a disciplina e a consciência para usar este modelo de forma rigorosa. Poucos o conseguem, porém os que alcançam estes objetivos vão ganhar uma vantagem competitiva, estando prontos para o segundo patamar – o patamar dos grandes empreendedores gestores . Jeff Bezos é um dos melhores exemplos…
“Jeff Bezos favors “messy” and highly participatory meetings, prioritizing deep discussion and critical thinking over presentations. (…) his approach includes limiting meeting size with the “two-pizza rule”, replacing PowerPoints with detailed memos, and encouraging a “study hall” period for focused reading before discussion. An empty chair in the room ? It´s the customer and his importance in decision making”
