A gestão documental conheceu grandes alterações nos últimos tempos. Para abordar a evolução da gestão documental, tal como hoje a conhecemos, temos de recuar no tempo e contextualizar a sua origem.

A gestão arquivística categorizou a documentação sobre o princípio das três idades do arquivo ou do ciclo de vida dos documentos:? corrente, intermédio e definitivo.

Após a Segunda Guerra Mundial, fruto do crescimento e descontrolo inerentes ao período, foi adotado um programa de gestão de massa documental norte-americana, o qual assentava na ideia de utilizar a gestão por forma a reduzir, melhorar e, consequentemente, recuperar a informação documental.

Em 1943, surge a terminologia de “Records Disposal Act”, que define o carácter dos documentos permanentes e permite ao Conselho dos Arquivos Nacionais desenvolver procedimentos para definir prazos de preservação, transferência e reprodução de documentos em microfilmes.

Na sequência desta “inovação”, surge uma nova categoria profissional: “records manager”, responsável pela gestão dos arquivos correntes e intermédios. Este irá passar a dividir as suas funções com os arquivistas (indivíduos que até então eram os únicos cuidadores da custódia de documentação com valor histórico e preservação permanente).

Assim, com esta divisão, os arquivos permanentes são da responsabilidade exclusiva dos arquivistas, ao passo que os arquivos correntes e intermédios são do pelouro dos “records managers”. Com esta separação, abriu-se a porta para a gestão documental ou “records management” que hoje conhecemos.

A digitalização vai muito além da “simples” guarda digital

Com a abertura da gestão documental, surge, por consequência, a digitalização de documentos. Esta tornou possível a integração de ferramentas inteligentes na rotina de processos das organizações, tornando-as mais competitivas.

A digitalização vai muito além da “simples” digitalização de um documento e da sua guarda digital. Além disso, ela permite, entre outros, que dados sejam lidos e integrados na otimização dos processos das empresas.

Hoje, e mais concretamente de há dois anos a esta parte, sobretudo fruto da pandemia, deparamo-nos com o avassalador avanço tecnológico que abrange todas as áreas e, felizmente, a da gestão documental também.

Mudança de mentalidades na gestão documental

A tecnologia veio permitir mudar mentalidades e acelerar a transformação digital ao implementar alterações nos processos empresariais, tornando-os mais simples, acessíveis, rentáveis e eficazes. Atualmente, existem ferramentas que permitem otimizar a gestão documental das empresas permitindo otimização de tempo dos colaboradores para que estes possam desempenhar outro tipo de tarefas.

Estamos inseridos na sociedade 5.0, com a integração de sistemas, na qual assistimos à automatização de tarefas que permitem abordar a sociedade como um todo. O mundo, de facto, mudou muito nestes últimos anos e não se vislumbram sinais de abrandamento, felizmente.

A sociedade 5.0, ao contrário da 4.0, aborda a sociedade num todo, utilizando para tal a tecnologia para o aumento da produtividade, mas pensando sempre numa ótica de equilíbrio entre o desenvolvimento económico e o desenvolvimento social, com a preocupação no impacto do bem-estar, inclusão, qualidade de vida e sustentabilidade.

No âmbito da gestão documental a realidade não é diferente. Sendo esta responsável pela criação, conservação e guarda de documentos, a gestão documental adaptou-se ao inovar com novas formas de otimizar processos, sem descurar a preocupação social e ambiental.

A transformação digital ganhou, finalmente, força e alavancou as organizações na otimização de processos aliada à redução do uso de papel, minimizando o impacto ambiental.

Quase de mãos dadas com a transformação digital, mais recentemente, surge a inteligência artificial (IA), um segmento da ciência da computação que permite que sistemas simulem uma inteligência similar à humana capaz de desempenhar tarefas de forma mais célere, mais assertiva, minimizando erros e possibilitando celeridade na tomada de decisões.

surge uma nova categoria profissional: “records manager”

Atualmente, a IA já está a ser aplicada na gestão documental através do reconhecimento automático do documento pela sua forma, tipologia e características, atribuindo-lhe uma classificação mediante os prazos de conservação das três idades: arquivo corrente, intermédio e histórico, bem como o destino final a dar-lhe.

Em linhas gerais a IA vai reconhecer, classificar, arquivar e gerar procedimentos sem a interferência de um arquivista ou qualquer outro profissional. Sem dúvida que esta inovação está a permitir um avanço considerável na ciência arquivística, colocando o desenvolvimento tecnológico da gestão documental ao serviço da mesma.

Não me oferece dúvidas afirmar que o estímulo à adoção de plataformas tecnologicamente evoluídas, que permitam a automatização de processos, é o caminho que a gestão documental tem de continuar a assumir colocando sempre a inovação, modernização e dinamização das organizações em primeiro plano.