Eficiência Digital no tratamento dos documentos da Empresa

A transformação digital nas empresas
Imagem de Gerd Altmann em Pixabay

Algo que caracteriza os portugueses e as suas empresas é a necessidade de serem mais eficientes. Os elevados custos administrativos, seja por questões fiscais ou legais, sejam por circuitos documentais duplicados ou mal desenhados, tiram produtividade e rentabilidade.

É importante relembrar que a gestão documental nas empresas é muito mais do que digitalizar os documentos em suporte de papel para um computador. A gestão documental consiste em controlar/rastrear totalmente a documentação da organização de uma forma intuitiva e segura, garantindo compliance e eficiência.

A gestão documental deve abranger ferramentas de digitalização, classificação, indexação, visualização, distribuição segura e controlada e a eliminação no final de vida dos documentos. É um processo complexo para o qual a existência de um software apropriado é fundamental.

É a mudança deste paradigma que coloca as empresas em alerta para uma das mais importantes buzz words da atualidade: a Transformação Digital, porque os processos documentais estão no meio e podem ser parte de um processo de transformação digital.

Serão suficientes estes argumentos para convencer as empresas a realizarem este tipo de projetos? O que é que impulsiona as empresas a investir neste tipo de tecnologia e quais são as oportunidades abertas para o mercado, ou necessidades de cumprimento fiscal e legal?

A verdade é que não existe outro caminho.

Atualmente, tornou-se claro que as empresas com maior probabilidade de sobrevivência são as que melhor e mais rapidamente se adaptam às mudanças e este é o século de todos os desafios para os empresários, este é mais um. Seja qual for o produto ou serviço que comercializam, os empresários necessitam de colocar urgentemente as suas empresas na era digital. Não se trata de uma opção, mas sim de uma obrigação.

A vertente da transformação digital que aqui estamos a analisar refere-se ao contributo para tornar mais eficiente a mudança na gestão dos processos de suporte e de negócio da organização utilizando, de forma equilibrada, a tecnologia e assim garantir resultados mais fiáveis seja em termos fiscais, legais ou de “compliance”.

Esta é uma mudança estrutural nas organizações, por vezes disruptiva, porque envolve pessoas e processos, onde as TI desempenham um papel fundamental. Tal como na construção de uma casa não se começa pelo teto, também as empresas devem começar por organizar as suas atividades “core” ou de suporte em processos de negócio, workflows, para garantir o controlo documental e dessa forma mitigar riscos e potenciar informação de gestão em tempo útil.

Processos escritos em papel ou na intranet servem para acompanharem e regularem a atividade da empresa. Quanto melhor descreverem a atividade, maior será a eficácia e eficiência dos mesmos. Esta é uma atividade que nenhuma organização pode ignorar. Controlar os processos documentais de suporte às suas atividades é, aliás, uma exigência do fisco, em particular para elementos de prova.

É fundamental lembrar que a transformação digital não é unicamente uma mudança tecnológica, ainda que seja um importante pilar: vai muito mais além, como seja na infraestrutura, organização, liderança e num foco renovado na completa experiência dos seus clientes, recursos humanos e fornecedores. Como se deve imaginar, as novidades tecnológicas não devem desvalorizar as necessidades de preparação, comunicação e formação de pessoas.

Um projeto de transformação digital é, acima de tudo, um conjunto, de desejos, melhores resultados com menos recursos e mais rapidamente. Numa palavra: produtividade.

É assim o mundo onde vivemos, bem-vindos à Digital Transformation, feel the beat!

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