As conferências são momentos-chave para as startups ganharem visibilidade, atrair investimento, encontrar parceiros estratégicos e inspirarem-se com as últimas tendências. No entanto, muitas equipas esgotam-se a preparar a apresentação do produto ou o pitch deck, esquecendo-se de que o verdadeiro impacto começa bem antes de se entrar no recinto… e só termina vários dias depois.

Neste artigo, reunimos as recomendações práticas de três especialistas em eventos, desenvolvimento de negócios e investimento da Sigma Software – Kate Stefanovych, Alina Pendeshchuk e Daria Yaniieva – com experiência em mais de 180 eventos internacionais.

Ir com um propósito claro

Kate Stefanovych, responsável pela gestão de eventos na Sigma Software, sublinha que o maior erro das startups é ir a uma conferência “por ir”. “Há que definir dois objetivos prioritários: captar investimento? angariar clientes? recrutar talento? investigar concorrência?”, questiona. A resposta a essa pergunta deve moldar todo o planeamento, desde o tipo de sessões que se vai assistir até à escolha das side events e à estratégia de networking.

Além disso, vale a pena explorar mais do que a agenda principal: “Há feiras com competições de pitch, sessões de mentoria, hackathons ou oportunidades para se ser orador, desde que se responda ao Call for Papers com 4 a 6 meses de antecedência”, aconselha.

Criar uma presença memorável

As oportunidades mais ricas raramente surgem nas grandes apresentações. Kate recomenda olhar para as side events como locais privilegiados para criar ligações genuínas: “Muitas nem constam na agenda oficial, mas estão em plataformas como Lu.ma, Meetup ou Telegram. É lá que se conhece quem realmente decide.”

Para deixar marca, recomenda-se o uso de um elemento visual distintivo (um acessório, um penteado, uma peça de roupa diferente) e uma abordagem proativa na marcação de encontros: “Não esperes pelo evento para começares a reunir leads. Usa a app do evento ou pesquisa nas redes sociais. E nunca envies mensagens genéricas — personaliza sempre.”

Outro truque eficaz é treinar o pitch de elevador duas semanas antes do evento: “Dedica 15 minutos por dia a explicar a tua ideia a desconhecidos. Isso ajuda-te a perceber o que é claro e o que ainda precisa de ser afinado.”

Organização e estratégia durante o evento

Alina Pendeshchuk, responsável de Business Development na Datrics, reforça a importância de ir com a agenda bem definida: “Reservamos reuniões com 2 a 3 dias de antecedência e focamo-nos em eventos mais especializados, onde é mais provável encontrar as pessoas certas.”

Para quem está num stand, a apresentação visual é crucial. “O logo, o vídeo e a identidade da startup devem estar bem visíveis. Mas em vez de panfletos, usamos QR codes que levam diretamente ao LinkedIn, ao site ou a um formulário de contacto.”

As conversas relevantes devem ser registadas logo a seguir ao encontro, num ficheiro partilhado com a equipa. Alina recomenda incluir o perfil de LinkedIn, um breve resumo da conversa, uma fotografia da pessoa (ou juntos) e os próximos passos para contacto.

O timing certo para o follow-up

A seguir ao evento, é a comunicação que determina se o contacto vai dar frutos ou não. Daria Yaniieva, diretora de investimento na Sigma Software Labs, partilha uma dica fundamental: o timing do follow-up varia consoante a dimensão do evento.

“Num evento grande como o Web Summit, a maioria das pessoas está sobrecarregada de mensagens e atividades. Se enviares um e-mail no dia seguinte, ele pode perder-se entre centenas. Dá 2 a 5 dias úteis — tempo suficiente para a pessoa regressar e reorganizar-se.”

Por outro lado, nos eventos mais pequenos, com 70 a 100 participantes, o ideal é seguir o contacto logo no dia seguinte. “A memória está fresca, o volume de e-mails é menor e há mais margem para acertar detalhes específicos para a continuidade da conversa”, explica.

Preparação técnica e bem-estar

Conferências podem ser extenuantes. Além de preparação estratégica, é preciso cuidar da logística e do bem-estar. Entre os conselhos deixados por Kate Stefanovych: leve sempre um power bank, água, snacks, calçado confortável e um QR code pronto para partilhar contactos ou demonstrar o produto. E, se tiverem oportunidade de participar numa iniciativa como a Startup Alley do Web Summit, não hesitem: “Três bilhetes e um stand por um preço reduzido é uma oportunidade a não desperdiçar.”