Cinco formas de poupar em viagens e despesas

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Descubra cinco estratégias eficientes para poupar nas viagens de negócio, minimizando os erros e aumentando a transparência nas despesas, agilizando a recuperação do IVA e utilizando dados para negociar taxas vantajosas. Neste artigo vou dar-lhe a conhecer as formas de economizar tempo e dinheiro enquanto otimiza seus processos de viagens empresariais.

Estudos recentes concluem que, globalmente, a vontade de viajar é de 98% e que todos os businesses travellers (96%) estão ansiosos por “recuperar” as vantagens associadas de o fazer. E falamos de benefícios a nível pessoal como: a possibilidade de conhecer novos sítios e novas culturas (44%), participar em jantares e eventos agradáveis (39%) e terem a oportunidade de fazer uma pausa na sua rotina diária (34%). Mas estão também ansiosos por recuperar os aspetos benéficos para o negócio, entre eles a oportunidade de estabelecer relações interpessoais (46%), e a produtividade que representam as reuniões presenciais (41%).

Contudo, a turbulência económica tem vindo a enfatizar cada vez mais a necessidade de as empresas fazerem escolhas eficientes, especialmente quando se trata de recursos. Por isso, não é surpresa que na gestão e organização de despesas, os decisores comecem a ponderar o custo-benefício das viagens empresariais e procurem o potencial económico da poupança.

Neste artigo, abordo cinco formas de encontrar poupança para o seu negócio, talvez até em itens que considere inesperados:

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Gastos excessivos com erros

Os seus colaboradores registam manualmente e detalham as despesas? Esse processo atrai “naturalmente” erros, e (não duvide que) os erros custam dinheiro. O investimento em tecnologias inteligentes pode ter um custo inicial significativo, mas permite, a longo prazo, ser eficaz não só a nível de custos como de tempo.

A tecnologia permite isso quando retira automaticamente, dos fornecedores de cartões de crédito, os custos individuais ou através da sua direta integração assim como dos recibos de hotéis, companhias aéreas e rent-a-cars. Recibos de viagens, hotéis ou de alugueres que são preenchidos diretamente, em relatórios de despesas, minimizam os erros, dando a oportunidade aos travellers de tirar fotografias aos recibos e carregar automaticamente os dados.

Reforço para a aplicação de políticas práticas

É importante implementar políticas de despesas que agilizem os processos, mas estas têm de estar alinhadas com a cultura da sua empresa ou então não funcionam. O departamento financeiro tem de ser realista sobre como implementá-las na prática. Por exemplo, é muito improvável que todos os colaboradores se identifiquem com uma política pelo que é necessária flexibilidade no que à abordagem de gestão de despesas diz respeito.

Na verdade, e de acordo com um estudo da SAP Concur sobre fraude em despesas, apenas 1 em cada 3 colaboradores (35%) afirma que a política de viagens e despesas da sua empresa é adequada e justa. Algumas plataformas de gestão de despesas permitem, aos seus administradores, adaptar políticas (tendo por base fatores individuais, áreas de trabalho e localizações de escritórios), criando assim múltiplas versões dentro do sistema que podem ser aplicadas a diferentes colaboradores. Uma vez estas políticas em vigor, é também importante continuar a verificar se estas se mantêm atuais, à medida que o tempo passa, face à força de trabalho. Auditorias regulares automatizadas são a melhor forma de o fazer, permitindo uma visibilidade total e precisa, evitando assim que equipas financeiras tenham de escrutinar manualmente cada transação.

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“Liberte” os seus colaboradores do conhecimento das políticas no momento de apresentar as despesas

Certifique-se de que os objetivos definidos, em torno das despesas dos colaboradores, são claros e reiterados regularmente. Há um volume significativo de despesas quando, regra geral, o colaborador não tem conhecimento do budget definido. Quanto mais transparência, maior é a probabilidade de que todos na empresa estejam em sintonia, trabalhando de acordo com as políticas de despesas estabelecidas.

No entanto, e com apenas 1 em cada 3 colaboradores a afirmar que a política de despesas de viagem da sua empresa é fácil de compreender, e com 1 em cada 3 colaboradores a tomar medidas para evitar fraudes involuntárias (como por exemplo, ao verificar frequentemente se existem updates à políticas vigentes), a importância de facilitar reservas de viagens é óbvia. Soluções profissionais de booking de viagens, que sensibilizam os travellers para o facto de as mesmas serem ou não cobertas pelas políticas da empresa, reduzem significativamente o número de marcações potencialmente mais dispendiosas (que estão fora da política vigente) e permitem uma maior facilidade na gestão dos processos.

Agilizar a recuperação do IVA

Muitas empresas continuam a falhar na recuperação do IVA, apesar de com isso perderem muito dinheiro. A razão? Essa está no uso de ferramentas ineficientes e, no facto de o processamento de IVA, assim como assegurar o seu cumprimento, possa ser complexo. Utilizar uma solução que elimina a necessidade das empresas de gerirem manualmente a recuperação de IVA, pode conduzir a uma poupança significativa de tempo e dinheiro e, claro, a uma minimização das questões relacionadas com o compliance.

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Dados para negociar taxas

Os preços com desconto representam uma poupança real. Mas para negociar percentagens é necessário acompanhar as despesas que existem com cada fornecedor. Sem as ferramentas certas, o “descobrir”, através dos dados inconsistentes de gastos que provêm de feeds de cartões de crédito e outras fontes, é uma tarefa árdua. Além disso, quando os colaboradores fazem reservas fora do sistema aprovado, essas despesas podem nem ser detetadas. Concilie de forma integrada os dados de gastos de todas as fontes de reserva e estará em posição para exigir os melhores preços.

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