Guia – O OKR passo a passo

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Neste artigo vai entender o que é OKR, como funciona e os passos básicos para usá-lo. O que proponho é apresentar-lhe um Guia Ágil, para que consiga desenhar os seus planos de uma forma mais precisa e que gera resultados surpreendentes.

Quem utiliza o OKR da maneira correta, tem uma velocidade de crescimento acima da média no mercado. Por isso, é a metodologia de planeamento utilizada por empresas como a Google, Intel, Adobe, Microsoft, Twitter, Linkedin, Slack e muitas outras.

Foi o que aconteceu com as empresas de que sou sócio, e com amigos executivos ou pequenos empreendedores. Áreas como Construção Civil, Advocacia, Odontologia, Água, Energia, Hotelaria, Marketing, Coach, Transporte, Tintas, Fisioterapia, Educação Física, Química, Restaurante, Seguros, Influencer, Imobiliário, Cursos Técnicos Profissionalizantes, Produtos de limpeza, Arquitetura e Cosméticos, deram o salto desde que começaram a utilizar a metodologia OKR.

Elas são de áreas de negócio muito diferentes, mas isso não é relevante, porque uma metodologia para Planear e Focar serve para todas.

 Cuidado!

Resolvi escrever esse artigo, porque quase todas as mensagens que recebo são a pedir ajuda sobre uma direção a seguir. Além disso, ainda que esta seja uma das metodologias mais uteis, simples e impactantes já criadas, 80% dos conteúdos que encontra sobre ela, na Internet, são muito fracos ou errados. 

Os empreendedores – sobretudo quando estão a começar – precisam de ajuda sobre como se organizar e definir uma direção, todavia a maior parte do conteúdo sobre o OKR que encontram, é bem ruim. Então, a minha ajuda para trazer um contributo útil, e acender as turbinas do seu foguete é este artigo. A sua parte é ler até ao final, comprometa-se com o seu foco. 

“Isso mudou a minha vida e o meu negócio, era exatamente o que precisava.”

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Tem a certeza que sabe para onde está indo?

Uma pessoa que sabe com plena certeza para onde está indo é uma pessoa abençoada. Essa pessoa tem mais oportunidades de ser bem-sucedida que todas as outras à sua volta.

Pense nas pessoas que você conhece e se destacam hoje – Quão focadas elas são? 

O lado bom deste mundo conectado é o número infinito de possibilidades. O lado ruim também é esse, pois por causa das múltiplas variáveis as pessoas acabam ficando perdidas no que podem e querem fazer.

Quantas vezes já lhe aconteceu, parar por um momento e pensar: “Mas, o que eu estou fazendo?” É aquele momento contrário ao estalo do herói, nos filmes, quando ele descobre como resolver a situação e salvar todos. Esse é o anticlímax da vida para verificar o tamanho da energia, tempo e dinheiro que jogamos no lixo.

Vamos falar a sério: É terrível acordar pela manhã e não saber porque faz o que faz. Eu já acordei muitas vezes assim.

Desperdiçar vida é suicídio.

Solte o seu grito mais alto de alegria, pois alguém já descobriu um jeito de organizar ‘o que devemos fazer’, ‘como devemos fazer’, ‘porque devemos fazer’ e chamou a essa metodologia “OKR”.

Depois que essa ferramenta abençoada foi adotada pelo Google, ela se propagou no mundo e agora chegou a sua vez de conhecê-la e virar a chave para o plano de ‘alcançar o que merece’.

O que é OKR?

OKR é uma maneira de definir onde você quer chegar e o que precisa fazer. É uma linha norteadora, um mapa para dar foco ao que dizemos SIM e ao que dizemos NÃO.

“O que é mais importante você fazer?”

Cada pessoa na sua empresa pode dar-lhe diferentes respostas e caminhos. O OKR é a maneira de formalizar o que é importante que cada um faça, para atingir um resultado. Desta forma, os OKR ajudam a aproximar o que é importante cada pessoa realizar, com aquilo que é primordial para a empresa naquele momento.

Aponta para onde cada um deve concentrar seus esforços.

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O que significam as palavras OKR?

O (Objetivos) – Para onde precisa de ir;

KR (Key Results/Resultados Chave) – Como sabe se está chegando lá.

Para alcançar os KRs precisa de Planos e Iniciativas.

De uma maneira bem simples:

  • MISSÃO – Primeiro define-se um propósito para o negócio, um motivo duradouro que explica a razão de existência da empresa;
  • OBJETIVOS (O) – Depois definem-se os objetivos que, se alcançados, vão aproximá-lo dessa missão;
  • KEY RESULTS (KR) – Agora, para cada Objetivo (O) desses, estabelecem-se alguns resultados-chave que são cruciais atingir, como metas;
  • PLANOS – Por fim, definem-se os Planos (as atividades) para chegar aos Resultados-Chave (KR).

Quando você estabelece a Missão, Objetivos, Resultados Chave e Plano… Você tem um caminho a seguir. Só que o OKR é um plano dinâmico, precisa de ser revisto constantemente. Portanto, periodicamente vai ser necessário atribuir notas aos Key Results (KRs) e conferir a média final do Objetivo (O)  para ver se a rota está a ser mantida.

Parece simples e é bem simples, ainda que tenha alguns segredinhos que fazem o mapa do sucesso dar certo. Mas não se preocupe, ao longo do artigo vou mostrar-lhe cada uma destas fases em detalhe.

OKR é diferente de KPI?

É!

E é muito importante ter noção dessa distinção. Muitas pessoas se atrapalham ao fazer os OKRs, pois acabam construindo como se fossem KPIs, e aí não adianta nada.

Você pode distinguir assim:

  • OKR – o que quer alcançar?
  • KPI – o que precisa manter?

O OKR é usado para lhe ajudar a direcionar seus esforços a algo que quer muito alcançar. Desta forma vai direcionar a sua energia para determinados Resultados Chaves (KR) que quando alcançados vão gerar o Objetivo (O) em questão. Os KPIs são os indicadores básicos do que você precisa de ter.  

Por exemplo: Vamos pensar num carro. O que é que ele precisa para andar?  Óleo, gasolina e água. Com isso o carro funciona, esses são os KPIs. Mas você vai querer usá-lo para ir a um destino. O OKR é a rota que você traça até o destino final.

Para que serve? 

Nesta altura você já deve ter percebido as inúmeras vantagens do OKR, mas vou deixar claro as principais:

  • Ajuda a ter certeza no que deve-se trabalhar e porquê;
  • Serve para medir com mais precisão o desempenho das ações (não das pessoas);
  • Ajuda a manter o foco e o impacto de diversas frentes;
  • Serve para todos sabem o que todos estão fazendo;
  • Aumenta a motivação das pessoas ao saberem o que o seu trabalho contribui para o todo.

Os OKRs são mais adaptáveis que os planeamentos tradicionais. Eles também direcionam o foco com mais precisão e empenho.

Hoje, a maior parte das empresas famosas usam o OKR, mas é nas mais pequenas que é mais fácil e rápido de implementar, sem falar de que os resultados são mais instantâneos.

Porque pouca gente usa?

Eu pergunto isso com frequência e não faço ideia. Mas espero que você use e passe para outros que vão aproveitar também.

Saiba que nas primeiras vezes é normal não ficar tão bom, mas ainda assim faz uma diferença significativa. 

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Como faço um OKR?

Eu escolhi como exemplo um clube de futebol para mostrar como o OKR funciona na prática. Desta forma você vai entender, etapa por etapa, e quais as principais características de cada uma delas.

#1 – Defina uma Missão (Objetivo Macro)  

É para onde todos os esforços da empresa vão se direcionar. Essa missão é para um ano (mais recomendado) ou 6 meses. Por isso pense bem antes de definir a sua Missão. Note que os outros parâmetros do OKR (Objetivos e Resultados Chave) são ajustados de tempo em tempo, mas esse não. Ele é o ponto final. Imagine que com essa missão abre um guarda-chuva, e tudo que vem depois estará abaixo disso com o intuito de chegar lá.

 Como eu sou Gremista, resolvi fazer o exemplo com o Grêmio.

Perceba que aqui foi definida a missão maior: “Valorizar a Marca”. Assim, tudo que o Grêmio fizer, deve ter por objetivo maior, valorizar a sua marca. Com essa missão, o clube acredita que o mais importante é fazer essa marca ser mais forte e valer mais dinheiro.

#2 – Defina os Objetivos para atingir a Missão 

Partindo da missão da organização definem-se os objetivos das diferentes áreas que vão contribuir para ela. Portanto, aqui são estabelecidos 2 a 3 grandes objetivos que a empresa precisa alcançar para atingir a missão. É preciso tomar cuidado para que os objetivos sejam claros e não suscitar dúvidas sobre o que se pretende.

O objetivo precisa influenciar diretamente a missão. Precisa de ser ousado e desafiador para estimular as pessoas a procurarem o seu máximo e transporem os seus limites.

De uma maneira simples – Objetivo é o lugar para onde vamos. Como só podemos fazer uma coisa grande de cada vez, é melhor escolher bem.

Geralmente são elaborados dois ou três objetivos para a empresa. Veja no exemplo que proponho os dois objetivos que, se alcançados, vão possibilitar a missão do Grêmio:

Isso significa que toda a entidade do Grêmio deve fazer tudo para conseguir esses dois objetivos e, dessa forma, será possível chegar à missão.

Esses objetivos envolvem todo o clube, mas cada um deles tem mais a ver com uma determinada área. No caso do Grêmio, o Objetivo 1 está mais para a comissão técnica e diretoria de futebol; enquanto o Objetivo 2 está mais para a área administrativa e marketing.

 #3 – Defina os Resultados-chave (KR) para cada objetivo

Por experiência, essa é a parte mais difícil e a principal engrenagem do OKR.  Aqui define-se a melhor maneira de medir cada fator importante para chegar ao seu Objetivo (O).

Para aferir se está a fazer as escolhas certas analise da seguinte forma: Se os KR forem atingidos geram o objetivo? Caso não, acrescente KR ou refaça-os. Caso sim, está bom.

Coloque metas (KRs) difíceis, mas alcançáveis. A moral é obrigar-se a esforçar mais do que o normal. É aquele suor extra que vai dar sabor diferente à vitória.

Entenda que KR são resultados e não atividades. É uma meta mensurável que tem uma evidência de conclusão.

Quando o KR envolve outra área, você precisa de envolvê-la, para que esteja nos dois. Se não o fizer, a outra área não o terá como prioridade e não acontecerá.

O ideal é ter de três a cinco KRs por objetivo. No exemplo estabeleci os Resultados-chaves (KR) que levarão aos Objetivos (O).

Perceba que estas são as metas que o Grêmio acredita ser necessário alcançar para que os Objetivos sejam atingidos. Os KRs direcionam o foco.

Cada pessoa cria o seu OKR com foco nessa rota

Depois que a empresa definiu os seus OKR, são as pessoas dentro da organização, que vão construir os seus OKRs individuais, de acordo com o que a empresa espera alcançar. Assim, cada um terá o seu direcionador do foco e sabe o que deve fazer para alcançar os objetivos comuns. 

O ideal é que cada pessoa tenha de 3 a 5 Objetivos com 3 a 5 Resultados-chave para cada um deles. 

No caso do Grêmio, o treinador de guarda-redes e o guarda-redes, têm como Objetivo 0,7 golos. Eles vão partir desse Objetivo e estabelecer os KRs para atingi-lo. Assim como elaborar seus outros OKRs para ajudar o Grêmio.

Todos os envolvidos no clube, vão fazer o mesmo.

#4 – Estabeleça os Planos 

A ultima parte do OKR é justamente os Planos/Iniciativas que são as atividades. Neste momento é altura de estabelecer tudo que o é preciso fazer para conseguir atingir os KRs. Essa é a parte mutável da estratégia, pois as atividades podem ser mudadas sempre que não ajudem a atingir a meta. Assim, você vai sempre direcionar o seu esforço para o lugar certo.

Para finalizar o exemplo, eu defini os planos do Treinador do Grêmio, supondo que ele tenha o KR 1 dentro dos seus OKRs.

Veja que aqui possivelmente o treinador estabeleceu essas ações para conseguir chegar no KR 1 do Objetivo dele e isso vai dar-lhe foco ao que ele precisa fazer.

 Todos participam no OKR?

Sim.

O objetivo é que todas as pessoas que estão envolvidas na empresa, ou projeto em questão, tenham seus OKRs e assim saibam o que é importante estarem executando. Veja que o OKR vai descendo de cima para baixo e as pessoas pegam nos KRs de quem está acima e colocam como seu Objetivo, definem as suas metas para o alcançar.

Mas isso não significa que a pessoa abaixo deve apenas procurar o que a de cima precisa. Ela também deve estabelecer alguns objetivos seus, que estejam alinhados com o Objetivo da pessoa acima, mas que não sejam necessariamente KRs dela. O balizador final são os objetivos da empresa – como no exemplo do Grêmio vencer o Brasileirão e ser o clube com mais sócios pagantes do Brasil.

De quanto em quanto tempo é preciso refazer os OKRs?

O que eu faço e recomento é que defina primeiro um OKR anual, como no exemplo do Grêmio. Com a missão e os objetivos. Depois, distribua-o pelas áreas da sua empresa para que vão construindo os seus OKRs por trimestre, para chegar aos objetivos anuais.

Também pode fazer mensal, se quiser, mas eu não recomendo. Os ajustes ficam muito rápidos e, provavelmente, não vai conseguir montá-lo corretamente.

Uma semana é suficiente para fazer os seus OKRs e passar para os outros também planearem os seus. Se a sua equipa for pequena, pode ser mais rápido. O período de fazer os OKRs serve para dar as notas e a partir disso, você montar o novo OKR do próximo período.

Como dar notas para o OKR?

Notas são para avaliar a rota, não para avaliar as pessoas. Eu repito: Notas são para avaliar a rota, não para avaliar as pessoas.

É importante deixar bem claro que o OKR não serve para julgar as pessoas, mas para avaliar se aquela estratégia foi boa para o objetivo final.

A nota corresponde a duas questões: O quanto ficou próximo de atingir o KR. Trata-se de uma avaliação direta sobre o resultado; e o quanto aquele KR foi impactante para o objetivo. Esta questão é um pouco subjetiva, mas a mais importante.

Veja o exemplo:

As notas em VERMELHO não significam que a pessoa não executou convenientemente a meta proposta, significa antes que é necessário avaliar se esse KR recebeu a atenção adequada, ou se, de fato faz diferença para o objetivo. É altura decidir se mantém esse Resultado-chave e como pode melhorá-lo, ou não seguir com ele.

As notas em AMARELO, parecem ser ótimas, e muita gente celebraria, mas aqui está uma questão muito interessante do OKR. A ideia é ter KRs que sejam quase inalcançáveis, obrigando a um grande esforço. Portanto, se quase consegue alcança-los, talvez seja porque eles estão baixos, e deveriam ser maiores. Essa, pelo menos, é a filosofia do Google, há outros que gostam de colocar números que se consigam alcançar, para não perder a motivação. Escolha.

A nota ideal é justamente a VERDE. O 0,6 ou 0,7 significa que você tinha um objetivo alto e chegou perto, foi puxado.

O fundamental é entender o porquê da nota que deu e usar isso para definir os próximos OKRs. E pelo amor de Deus não esqueça que você não está a avaliar o seu desempenho, mas a rota que fez. 

Como montar o primeiro OKR

Neste Guia mostrei-lhe a base, mas recomendo que comece pelo mais simples: Faça o OKR apenas da sua equipa ou departamento. Coloque 1 ou 2 objetivos no máximo e 3 KRs por cada objetivo.

OBJETIVO 1 

  • KR 1
  • KR 2
  • KR 3

 OBJETIVO 2

  • KR 1
  • KR 2
  • KR 3

 Assim consegue ter um bom start para se ir acostumando ao método

Dicas finais para usar o OKR

Não faça tudo de uma vez, em poucas horas. Antes de definir os Objetivos e os Resultados-chave, você precisa pensar sobre eles. É verdade que a maioria das pessoas já têm os objetivos na cabeça e montam rapidamente o OKR, mas é preciso pensar. Pois é fundamental selecionar o que você vai dizer NÃO.

Isso mesmo. Quando você escolhe o que pretende fazer, também está deixando claro o que não vai fazer. Dedique tempo, uma semana pelo menos para validar seus primeiros OKRs. No início já ajuda um bocado a dizer não e manter o foco, mas leva umas 3 vezes até você pegar o jeito e construir bons OKRs. O importante é nunca deixar de acompanhar, pois se não cai no buraco negro do esquecimento. 

Imagem de Gerd Altmann do Pixabay

Mapa do Tesouro

Eu sempre amei aqueles livros de piratas e a ideia de mapas do tesouro. A vida, engraçada como ela é, ensinou-me a montar esses mapas. O OKR é o melhor jeito de conseguir centrar a sua energia em prol de uma missão e dos objetivos principais para alcançar muito mais. Afinal, acabamos por gastar energia, tempo e dinheiro com o que não deveríamos… A questão é que não sabemos o que é esse ‘não deveríamos’.

Já imaginou acordar todos os dias e saber o ‘que vai fazer’, ‘porque o vai fazer’ e ‘onde vai chegar’? Isso dá um outro gás na sua vida.

E, já agora: Conhece alguém que poderia  ganhar muito com mais foco nas suas atividades? Compartilhe esse artigo com quem você sabe que está perdido nos planos.

Bónus

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