Como Preparar Uma Empresa Para o Sucesso?

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É justo afirmar que os últimos anos têm sido imprevisíveis e que a economia mundial tem estado turbulenta. Nestas circunstâncias, é vital que as empresas sejam capazes de enfrentar quaisquer desafios que possam surgir e, em 2024, a resiliência será o pré-requisito para o sucesso. Para continuarem a ser prósperas, as empresas terão de ser ágeis e flexíveis – e isso significa utilizarem ferramentas avançadas, com a IA ou as analytics – e assim se prepararem para o inesperado.

Controlar custos, compliance e cash flow são claramente uma forma de mitigar a incerteza. Quando os custos estão em constante mudança e os regulamentos são ainda mais imprevisíveis, os líderes empresariais precisam de maximizar o valor do seu orçamento e – o que é mais importante – ter o máximo de conhecimento possível das despesas.

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Ferramentas específicas podem ajudar a aplicar as políticas de viagens e despesas, analisando automaticamente todas as despesas em função dos regulamentos da empresa e assinalando tudo o que necessite de atenção. Isto ajudará a acelerar os processos, mas também permitirá compreender onde os processos e as políticas estão a ser eficazes e onde a empresa pode poupar mais dinheiro e tempo. Por sua vez, este tipo de automatização liberta a equipa financeira de tarefas repetitivas, permitindo-lhe concentrar-se em trabalho estratégico e de maior valor.

Noutras áreas, a análise assente em IA pode otimizar os custos, simplificar a conformidade através de soluções tecnológicas regulamentares e melhorar a gestão do cash flow através de sistemas automatizados de faturação e pagamento. Isto vai permitir, às empresas, melhorar a sua eficiência sem terem de se preocupar com a alteração da regulamentação e das condições económicas, uma vez que os líderes financeiros já terão todos os dados necessários para tomar decisões informadas em tempo real.

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Reforçar Visibilidade, Análise e Planeamento

A transparência nas despesas é fundamental quando se trata de avaliar e alterar os orçamentos em função de novas prioridades. Ter controlo de todas as despesas da empresa é necessário mas, em 2024, para se ter uma vantagem competitiva, as empresas precisam de ir mais longe.

De acordo com um estudo da SAP Concur, 61% dos decisores afirmam que os líderes financeiros das suas empresas não têm visibilidade suficiente, em tempo quase real, dos dados de despesas dos colaboradores. Os líderes precisam, quando se trata de despesas, não só de compreender exatamente o que está a acontecer, mas também de ter a capacidade de identificar onde a empresa pode fazer melhor e qual o impacto que essas melhorias podem ter.

É possível com a tecnologia certa e incluindo advanced analytics para melhor análise de dados, ferramentas específicas de elaboração de relatórios e dashboards de controlo prontos a utilizar. Com estas ferramentas, os líderes empresariais podem aceder aos dados necessários para tomar melhores decisões, melhorar e otimizar a rentabilidade e criar previsões mais precisas.

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Adaptar Processos, Políticas e Prioridades

À medida que os mercados mudam, as empresas crescem e surgem desafios, e é importante ser flexível em todas as circunstâncias. Com o aumento do trabalho híbrido e remoto, as organizações podem estar a gerir as suas despesas com ferramentas desatualizadas, criando uma experiência desarticulada e inconsistente para todos, criando por sua vez mais trabalho manual para cada colaborador. Uma forma de melhorar a eficiência é ter uma única solução tecnológica centralizada que seja facilmente escalável e que funcione numa variedade de locais e dispositivos. Um estudo da SAP Concur corrobora isso mesmo pois revelou que 78% dos decisores querem uma solução única para gerir todo o seu processo de viagens e despesas.

Com os padrões de trabalho em constante mudança, é igualmente importante para as equipas de TI, finanças e RH possam aceder a aconselhamento especializado sobre qualquer solução que tenham implementado. Ter um serviço de apoio sempre disponível, 24 horas por dia, 7 dias por semana, pode ajudar os líderes a sentirem-se seguros de que as suas novas políticas e sistemas funcionarão a longo prazo, independentemente dos problemas que surjam.

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Aumentar a Moral, a Produtividade e o Nível de Retenção dos Colaboradores

Dar prioridade à experiência dos colaboradores e à sua retenção é fundamental para o sucesso. No entanto, os processos tradicionais são bloqueadores da produtividade, uma vez que esgotam o tempo e criam frustração. A chave é utilizar uma solução tecnológica inteligente para dinamizar a força de trabalho.

A simplificação de tarefas complexas e a automatização de processos repetitivos permitem uma maior flexibilidade, com os colaboradores a poderem concentrar-se em trabalhos mais importante e criativo. Um processo simples, mas racional, também pode ajudá-los a que se sintam mais satisfeitos e apoiados o que aumentará a produtividade e a eficiência, beneficiando não só a sua moral como as margens de lucro da própria empresa.

Uma meta-análise, efetuada pela London School of Economics and Political Science, encontrou uma correlação positiva entre a satisfação dos colaboradores e os principais indicadores de desempenho, como a fidelidade dos clientes, a produtividade e a rentabilidade. As empresas com níveis mais elevados de satisfação dos trabalhadores registaram um aumento da fidelidade dos clientes e da produtividade, bem como uma diminuição da rotação do pessoal.

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Manter-se Fiel aos seus Valores

Ao planear o futuro, é importante lembrar que os valores são fundamentais e não podem ser sacrificados, mesmo num ambiente empresarial mais desafiante. É fundamental que tecnologias, como a IA, sejam utilizadas de forma consciente, que respeite princípios como a privacidade de dados e o bem-estar dos colaboradores. As empresas devem considerar a criação de políticas não só para a sua utilização como de outras tecnologias e partilhá-las.

Em suma, será imprescindível as empresas adaptarem-se, a uma velocidade incrível, ao imprevisível. Os líderes financeiros terão de gerir os orçamentos de forma ágil, com base em dados de toda a empresa. Os processos digitais, alimentados por ferramentas como a IA, serão fundamentais, beneficiando as empresas com processos simplificados e adaptados a novas necessidades, apoiando simultaneamente a satisfação e a retenção dos colaboradores e, dessa forma ajudando as organizações a serem bem-sucedidas, independentemente do que surgir 2024.

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